MyDesk - Man working from home

Optimer arbejdspladsen med “activity-based working”

Den moderne arbejdsplads ændrer sig ekstremt hurtigt og virksomheder er hele tiden på udkig efter måder, som de kan bruge til optimering og skære ned på behovet for kontorlokaler.

“Smart office” konceptet bliver hurtigt mere og mere populært. En af de primære grunde til, at det er blevet så populært skyldes, at den traditionelle arbejdsmodel går igennem drastiske ændringer for tiden. Studier har vist, at virksomheder kan mindske behovet for lokaler med omkring 30%, hvis de bruger ydelser som MyDesk og optimerer hvordan de bruger deres kontorlokaler. 

Det at bruge den hybride arbejdsmodel kommer dog også med nogle nye udfordringer. Man skal have et godt booking system og andre digitale systemer, som gør det nemt og effektivt, at arbejde med en hybrid arbejdsmodel. Det er alle disse systemer, som MyDesk leverer i en samlet pakke.

Her er fem områder, som man skal være opmærksom på, når man vil bruge den hybride arbejdsmodel:

Hvordan skal brugere booke skriveborde og lokaler?

Først og fremmest er det naturligvis vigtigt, at medarbejderne altid har mulighed for at booke skriveborde og lokaler alt efter deres behov. Hvis først det bliver et problem for medarbejderne, at have skriveborde og mødelokaler til rådighed, når de har behov for dem, så kan det hurtigt blive et problem for hele virksomheden. MyDesk sikrer dog, at dette ikke bliver et problem. Her får alle de ansatte nemlig en simpel og intuitiv platform til håndtering af de fleksible arbejdspladser. Via mobil appen,  web, Outlook eller Teams er det muligt for de ansatte, at booke skriveborde – nemt og hurtigt.

Det samme gælder i forhold til mødelokale booking. MyDesk kan nemt integreres med Outlook og her får alle medarbejderne et visuelt overblik over virksomhedens mødelokaler. Samtidigt med at mødelokalet bookes, så kan medarbejderne også nemt sørge for at bestille mødeforplejning i kantinen.

Er der styr på parkeringsmulighederne?

Ligesom det er vigtigt, at medarbejderne altid kan bestille et skrivebord og mødelokaler, så skal der selvfølgelig også være parkeringsmuligheder for de ansatte. Gennem MyDesk kan de ansatte nemt og hurtigt reservere en parkeringsplads samtidigt med at de reserverer skriveborde og mødelokaler. Det sparer tid når medarbejderne kommer i deres bil og det får hele processen til at køre mere effektivt.

Effektiv kantineadministration

Madspild er noget, som vi alle sammen gerne vil undgå. I kantinerne ude på de danske arbejdspladser laves der dog utroligt meget overflødigt mad, som både er dårligt for miljøet og er spild af mad. Gennem MyDesk kan medarbejderen angive om han eller hun har planer om at spise i kantinen, samtidigt med at de reserverer skrivebord eller mødelokaler. Det giver kantinen en masse værdifuld data, som er med til at minimere madspild.

Gæsteregistrering

Gennem app’en er det også muligt, at lave gæsteregistreringer. Gæstekort kan printes direkte inde fra MyDesk. Med denne funktion kan i sikre, at alle jeres gæster får en varm velkomst på jeres arbejdsplads. I stedet for, at gæster skal komme ind og forklare hvem de er og hvorfor de er der, så kan jeres medarbejdere i receptionen stå klar til at byde dem velkommen og vise dem derhen, hvor de skal hen.

Optimer kontoret gennem analyser og indsigt

De ovenstående områder, som MyDesk app’en kan hjælpe med, er mere lavpraktiske problemer, som MyDesk gør super effektivt. Ved at bruge MyDesk og konceptet bag den fleksible arbejdsplads bliver der dog åbnet op for kæmpe store optimeringsmuligheder, hvilket også er en af de helt store fordele ved at gøre brug af MyDesk.

Som leder får du nemlig konstant adgang til et dashboard der indeholder real-time data omkring din kontorbygning. Her får du dyb indsigt i hvordan medarbejderne bruger jeres kontor- og mødelokaler, såvel som kantinen og parkeringspladser – og meget mere. Alt denne data kan du bruge til at optimere måden du driver den interne del af din virksomhed på, hvilket kan være til stor glæde for dine medarbejdere, samt resultere i en betydelig økonomisk gevinst. 

Er der en helt specifik form for data, som du er meget interesseret i, så får du også adgang til tilpassede PowerBI rapporter, som virkelig giver mulighed for at gå helt i dybden med alt den interne driftsdata omkring din virksomhed.