Wat is ruimtebeheer?
Ruimtebeheer is het werk waarbij de fysieke ruimte van een organisatie wordt toegewezen, ingericht en aangepast aan de behoeften van de werknemers. Op kantoor betreft dit onder meer bureaus, vergaderruimtes en gemeenschappelijke ruimtes. Het doel is om over de juiste capaciteit te beschikken voor de activiteiten die moeten plaatsvinden, zonder beslissingen te nemen op basis van één drukke of rustige dag.
Van ruimteplanning naar een concrete vraag
Begin met wat u moet beslissen: zijn er voldoende bureaus op de drukke dagen? Passen de vergaderzalen bij de grootte van de bijeenkomsten? Moet een gebied veranderd worden? Vergelijk locaties en dagen van de week over een representatieve periode en praat met medewerkers over hun behoeften. Een gemiddelde bezetting zegt niet alleen of de capaciteit voldoende is.
Begin met een concrete vraag
Wil je inzicht krijgen in de drukke kantoordagen, de behoefte aan kleine vergaderruimtes of de verdeling van cateringkosten? Selecteer eerst de vraag en vervolgens periode, locatie en gebied. Vergelijk vergelijkbare periodes en houd rekening met feestdagen en speciale evenementen.
Maak onderscheid tussen reservering en activiteit
Een boeking toont een plan. Er wordt niet gedocumenteerd dat een persoon de ruimte heeft gebruikt of aan de vergadering heeft deelgenomen. Sensoren kunnen de geregistreerde activiteit aanvullen als ze zijn geïnstalleerd en correct zijn ingesteld. Er moet duidelijk vermeld worden op welke databasis een rapport gebaseerd is.
Bekijk de variatie voordat u van kantoor verandert
Een gemiddelde kan zowel drukke dinsdagen als rustige vrijdagen verbergen. Kijk daarom naar dagen van de week, tijden en gebieden. Kijk ook naar de grootte van het pand en de ervaring van de medewerkers met de uitrusting, de rust en de locatie voordat u de capaciteit wijzigt.
Maak inzichten bruikbaar
MyDesk Analytics kan afhankelijk van de modules een overzicht ondersteunen van bureaus, vergaderruimtes en catering. AI kan helpen bij het stellen van vragen over gegevens, maar de antwoorden moeten worden beoordeeld aan de hand van de fragmenten en definities van het rapport. Exporten en speciale rapporten kunnen worden meegenomen in de verdere analyse.
Verduidelijk toegang en opslag
Spreek af wie persoonlijk identificeerbare informatie moet kunnen zien en hoe anonimisering wordt gebruikt. Gebruik rapporten om inzicht te krijgen in de behoeften van het kantoor met het afgesproken doel, en evalueer de inspanningen van één enkele medewerker niet alleen op basis van kantoorbezoek.