Een beschikbare ruimte is niet altijd de juiste ruimte
Een ruimte kan beschikbaar zijn in de agenda en toch ongeschikt voor de vergadering. Er kan te weinig tafelruimte zijn, een scherm ontbreken of geen geschikte aansluiting zijn. Laat de ruimtebeheerder en IT daarom samen de gegevens controleren voordat medewerkers een ruimte kiezen.
Begin met de gegevens die de keuze bepalen: een eenduidige naam, ligging, bruikbare zitplaatsen en de werkelijk aanwezige apparatuur. MyDesk ondersteunt het boeken van vergaderruimtes via Outlook, Teams, mobiel en web. De concrete gegevens en agendakoppelingen moeten voor uw inrichting worden afgestemd.
Beschrijf de capaciteit van de opstelling die u gebruikt
Tel de bruikbare zitplaatsen in de gebruikelijke vergaderopstelling. Een ruimte met acht stoelen is niet automatisch geschikt voor acht deelnemers met elk een laptop. Controleer de tafelruimte en of iedereen het gezamenlijke scherm kan zien.
Wisselt de ruimte tussen een vergaderopstelling en een workshopopstelling, vermeld dan het verschil in de ruimtebeschrijving of instructies. Eén capaciteitsgetal mag niet verhullen dat een andere opstelling voorbereiding vraagt. Tel voor de ruimtegrootte alleen de aanwezigen ter plaatse; deelnemers via video beïnvloeden wel de eisen aan geluid en camera.
Beschrijf de apparatuur duidelijk
- Vermeld of de ruimte een scherm heeft en hoe een computer daarop wordt aangesloten.
- Maak onderscheid tussen een scherm en een compleet videoconferentiesysteem met camera en microfoon.
- Maak duidelijk of de benodigde kabels en adapters in de ruimte liggen of meegenomen moeten worden.
- Geef aan waar de medewerker hulp kan vinden als de beschreven apparatuur niet werkt.
Gebruik dezelfde termen voor alle ruimtes. Als één ruimte videoklaar heet en een andere videoconferentieapparatuur heeft, maak dan duidelijk of ze hetzelfde bieden. Benoem bekende beperkingen in plaats van met een algemeen apparatuurkenmerk meer te beloven dan de ruimte kan bieden.
Test de informatie bij een reguliere boeking
Test met een collega die de ruimtes niet kent. Vraag die een ruimte te kiezen voor bijvoorbeeld zes aanwezigen en twee deelnemers via video. Controleer de keuze in de gebruikelijke boekingsinterface en ga daarna naar de ruimte.
Komt de naam bij de deur overeen met de boeking? Kunnen de zes aanwezigen zitten en werken? Werkt de beschreven aansluiting voor scherm en videoconferentie? Maak onderscheid tussen onjuiste ruimtegegevens, een defect en ontbrekende instructies. Die vragen niet noodzakelijk om dezelfde oplossing.
Spreek af wie de informatie zal bijhouden
Wijs iemand aan die de basisgegevens van de ruimtes beheert en een contactpersoon voor de apparatuur. Controleer de gegevens opnieuw na het verplaatsen van een tafel, vervangen van een scherm of wijzigen van een ruimtenaam. Spreek af waar wijzigingen moeten gebeuren als agenda, boekingsoplossing en bewegwijzering verschillende bronnen gebruiken.
Bewaar de datum en het resultaat van de beoordeling. Het doel is dat de medewerker op basis van de getoonde informatie een geschikte ruimte kan selecteren en met de verwachte apparatuur in dezelfde ruimte terecht kan komen.
Bekijk de mogelijkheden voor het boeken van vergaderruimtes in MyDesk.
Gebruik de audio-, ruimte- en deelnemerschecklist voor hybride vergaderingen.