Een vergadering is verplaatst van de tweede naar de derde verdieping. De agenda-uitnodiging is bijgewerkt, maar de koffie staat nog voor de oude vergaderruimte. Een kleine fout die zowel de deelnemers als het cateringteam tijd kost.
Een goede bestelroutine maakt duidelijk wie wijzigingen meldt en welke informatie de keuken nodig heeft. Gebruik onderstaande checklist als uitgangspunt en pas deze aan aan uw eigen kantine en besteldeadlines.
Voordat u bestelt: zorg dat u de belangrijkste informatie op orde heeft
- Aantal deelnemers: Hoeveel nemen fysiek deel? Neem geen deelnemers op de videolink op in de voedselbestelling.
- Locatie: Geef de locatie en vergaderruimte op zodat de bezorging niet afhankelijk is van de keuken die de organisator van de bijeenkomst kent.
- Tijd: Vermeld het tijdstip van levering. Voor een vergadering om 9 uur kan de koffie iets eerder nodig zijn.
- Eten en drinken: Geef voor elk product het aantal op. Bij een vergadering die de hele dag duurt, kunnen meerdere leveringen nodig zijn.
- Praktische overwegingen: Vraag naar relevante dieetwensen en geef aan wat de keuken moet leveren, zonder meer persoonsgegevens te delen dan nodig is.
- Betaling en verantwoordelijkheden: Vermeld de afdeling of kostenplaats als uw organisatie dat vereist, en wijs één contactpersoon aan.
Spreek af of het eten wordt bezorgd of door u wordt opgehaald. Geef in de bestelling ook aan of bediening, het dekken van de tafel of het afruimen nodig is.
Hanteer de deadlines van de kantine, ook bij wijzigingen
Er is niet één besteldeadline die voor alle kantoren geschikt is. Koffie voor een korte vergadering en lunch voor een workshop kunnen verschillende deadlines hebben. Controleer daarom de regels voor de goederen die u daadwerkelijk bestelt.
Zorg dat drie uiterste termijnen eenvoudig te vinden zijn: bestellen, aantallen wijzigen en annuleren. Vraag de kantine wat er na elke termijn gebeurt. Ingrediënten kunnen al zijn ingekocht of maaltijden bereid, ook als de vergadering nog niet is begonnen.
Bewaar de orderbevestiging waar de organisator van de bijeenkomst deze kan terugvinden. Handig als een collega de vergadering moet overnemen of een levering moet opvolgen.
Als de vergadering verandert, controleer dan de bestelling
Een gewijzigde agenda-uitnodiging bewijst niet dat de kantine op de hoogte is. Controleer na de wijziging de bestelling en volg de werkwijze die voor uw inrichting geldt.
- Nieuwe vergaderruimte: Controleer of de afleverlocatie bijgewerkt is en of de nieuwe locatie de bestelde goederen kan leveren.
- Nieuwe tijd: Controleer de levertijden. Indien de vergadering is verplaatst, mag een lunch niet op het oorspronkelijke tijdstip klaar staan.
- Meer of minder deelnemers: Pas het aantal van elk product aan. Tien deelnemers hebben niet noodzakelijk tien porties van alles nodig.
- Annulering: Controleer of de catering ook is geannuleerd en of de annuleringstermijn is overschreden.
Neem bij een wijziging vlak voor de levering contact op via de afgesproken contactmethode. Een opgeslagen wijziging helpt de keuken niet altijd als medewerkers al met het eten onderweg zijn.
Een voorbeeld: van twaalf deelnemers naar acht
U heeft twaalf broodjes besteld voor een vergadering om 12 uur. Vier deelnemers zeggen de dag ervoor af en de vergadering wordt verplaatst naar een kleinere zaal. Pas de broodjesbestelling aan naar acht, update de bezorglocatie en controleer de bevestiging.
Als de deadline voor wijzigingen is verstreken, dient u de mogelijkheden met de kantine te bespreken. Beloof de deelnemers of de financiële afdeling niet dat de wijziging de kosten zal wegnemen totdat deze is bevestigd.
Zo past MyDesk in uw werkwijze
Met MyDesk vergadercatering kunt u eten en drinken bestellen terwijl u de vergadering plant. De precieze werkwijze hangt af van uw inrichting, het assortiment en de leveringsregels.
Combineer het met het boeken van vergaderruimtes, zodat de vergaderruimte en de catering samen worden gepland. Bekijk ook ons overzicht van bestellen, levering en wijzigingen, als u het hele proces wilt begrijpen en niet alleen de checklist voor degene die de bestelling plaatst.
Drie vragen die u intern moet verduidelijken
Wie past de cateringbestelling aan als de organisator afwezig is?
Regel een vervanger en zorg ervoor dat die persoon de bestelling en de contactgegevens van de kantine kan vinden.
Hoe weten we dat de wijziging is ontvangen?
Gebruik de bevestiging of status die in uw systeem van toepassing is. Bij een late of belangrijke wijziging kan een directe afspraak met de kantine noodzakelijk zijn.
Wat doen we met voedsel dat besteld is maar niet gebruikt wordt?
Volg de regels van de kantine voor behandeling en opslag. Maak afspraken met de keuken; ga er niet vanuit dat bereid voedsel kan worden geretourneerd of later kan worden gebruikt.
De beste checklist werkt ook op een drukke werkdag. Houd de lijst kort, plaats hem waar bestellingen worden gedaan en werk hem bij wanneer uw werkwijze verandert.