Je komt naar kantoor om over een taak te overleggen. De collega met wie je het meest samenwerkt, werkt thuis en het projectteam komt de volgende dag. Iedereen heeft zijn eigen planning gevolgd, maar jullie missen de gezamenlijke tijd waarvoor je naar kantoor kwam.
Een weekplanning kan het makkelijker maken om elkaar te ontmoeten. Die hoeft niet uitgebreid te zijn, maar moet aangeven waarom jullie naar kantoor komen, wie er is en wat er bij wijzigingen gebeurt.
1. Kies de taken voordat je de dagen kiest
Bekijk het werk voor de komende week. Welke taken willen jullie samen in dezelfde ruimte uitvoeren? Denk aan een projectstart, het inwerken van een nieuwe collega of het bespreken van een concept. Laat de taken bepalen wie aanwezig moet zijn.
Sommige teams hebben baat bij een vaste gezamenlijke dag. Andere komen samen voor specifieke projecten. Kies een ritme dat voor jullie werkt en bespreek ook de behoefte aan concentratie, werktijden en individuele omstandigheden.
2. Spreek een deadline en één plek af voor het plan
Bepaal wanneer het plan voor de volgende week vast moet staan, bijvoorbeeld op donderdagmiddag. Zet het in de gedeelde agenda of het kanaal dat jullie al gebruiken en wijs iemand aan die openstaande afspraken opvolgt.
Maak onderscheid tussen een voorlopig plan en een afgesproken kantoordag. Anders kunnen collega’s een werkplek boeken of hun reis plannen op basis van een afspraak die nog niet vaststaat.
3. Zoek werkplekken die bij de taak passen
Controleer de capaciteit voordat het hele team dezelfde dag kiest. Hebben jullie werkplekken naast elkaar, een vergaderruimte of een rustige zone nodig? Een vrije stoel is niet altijd een geschikte werkplek voor de taak.
Met MyDesk werkplekreservering kunnen medewerkers beschikbare werkplekken op plattegronden zien en dicht bij collega’s boeken. Gebruik de reservering om de teamplanning uit te voeren en volg de regels voor jullie zones en werkplekken.
4. Houd rekening met wijzigingen en deelname vanuit huis
Spreek af hoe jullie een gewijzigde kantoordag doorgeven. Geef een gereserveerde werkplek vrij als je die niet meer nodig hebt. Als een belangrijke deelnemer afzegt, beoordeel dan of de gezamenlijke activiteit nog zin heeft.
Als iemand vanuit huis deelneemt, moet de uitnodiging een videolink en een duidelijke agenda bevatten. Deel het materiaal vooraf en zorg ervoor dat deelnemers op het scherm ook aan het woord kunnen komen.
Een voorbeeld van een eenvoudig weekschema
Een projectteam kiest dinsdag om een prototype te bespreken. De deelnemers bevestigen hun aanwezigheid uiterlijk op donderdag in de week ervoor. Het team boekt geschikte werkplekken en een ruimte voor de bespreking. Wijzigingen worden gedeeld in het projectkanaal en het materiaal wordt doorgestuurd naar de collega die vanuit huis deelneemt.
Dit voorbeeld is een mogelijke werkwijze die jullie kunnen aanpassen aan de werkweek. Het belangrijkste is dat het plan jullie helpt om de taak samen uit te voeren.
Evalueer na de eerste weken
Vraag het team of de gezamenlijke dagen de gewenste tijd samen hebben opgeleverd. Waren de juiste mensen er? Waren de werkplekken geschikt? Was het makkelijk om het plan te wijzigen? Pas het ritme aan op basis van de antwoorden.
Zie ook onze overzicht van hybride werken voor de bredere afspraken over kantoor- en thuiswerk. Een goed weekplan maakt deze afspraken concreet in het dagelijks leven.