Hoe bereken je de bezettingsgraad?
Bereken voor één tijdstip het aandeel werkplekken in gebruik: het aantal als gebruikt geregistreerde werkplekken gedeeld door het totale aantal beschikbare werkplekken, maal 100. Vermeld steeds de zone, het tijdstip en hoe het gebruik is geregistreerd. Deze gids onderscheidt een momentopname van een berekening over een periode.
Een fictief voorbeeld: een zone heeft in totaal 40 beschikbare bureaus. Bij een telling om 10.00 uur zijn er 24 in gebruik. Het aandeel is 24 / 40 × 100 = 60%. Dat betekent niet dat dezelfde plekken de rest van de dag bezet blijven.
Plaatsen op een bepaald tijdstip of uren over een periode?
Bij een berekening over tijd moeten teller en noemer dezelfde eenheid hebben. Deel geregistreerde gebruiksuren door beschikbare werkplekuren en vermenigvuldig met 100. Tien plekken die elk acht uur beschikbaar zijn, leveren 80 werkplekuren op. Bij 40 geregistreerde gebruiksuren is het aandeel 50%. Dit is een rekenvoorbeeld, geen meting bij een klant.
Tel niet simpelweg alle werkplekken die ergens op de dag zijn gebruikt om dat tijdgebonden bezetting te noemen. Een werkplek die een half uur wordt gebruikt, draagt anders bij aan de gebruiksuren dan een plek die de hele dag wordt gebruikt.
Houd boekingen en geregistreerd gebruik gescheiden
- Boekingsgegevens tonen gereserveerde capaciteit. Een reservering is op zichzelf geen bevestiging dat de ruimte gebruikt wordt.
- Bij het inchecken is er sprake van een geregistreerde aankomst. Het zegt niet noodzakelijkerwijs wanneer de persoon de ruimte heeft verlaten.
- Sensorgegevens tonen de activiteit of aanwezigheid die de geselecteerde apparatuur kan detecteren. Verduidelijk het meetbereik, de intervallen en de afhandeling van ontbrekende gegevens.
Beschikt u alleen over reserveringen, noem het resultaat dan een boekingspercentage. Vergelijk boekingen en gebruik alleen bij dezelfde zones, perioden en capaciteitsgrondslag. Ontbrekende sensorgegevens mogen niet automatisch als een onbezette werkplek worden geteld.
Gebruik telkens dezelfde capaciteitsbasis
Beschrijf welke werkplekken meetellen. Gebruik een duidelijke regel voor een gesloten verdieping of een werkplek in reparatie. Wijzigt het aantal beschikbare plekken, vermeld dit dan in het overzicht. Anders kan het percentage veranderen terwijl het gebruik gelijk blijft.
Vergelijk vergelijkbare dagen van de week en tijdslots, en kijk ook naar de drukke periodes. Een weekgemiddelde kan verhullen dat een team op dinsdagochtend geen geschikte zitplaatsen heeft. Het getal alleen zegt ook niets over lawaai, apparatuur of de noodzaak om bij elkaar te zitten.
Van berekening tot beslissing
Noteer vijf zaken bij het resultaat: zone, periode, gegevensbron, beschikbare capaciteit en berekeningsmethode. Onderzoek vervolgens de verschillen en bespreek ze met de gebruikers voordat u de inrichting of het aantal werkplekken wijzigt.
MyDesk kan boekingen vergelijken met geregistreerde activiteit via de afgesproken sensoropstelling. Metingen en updatefrequentie hangen af van de apparatuur en de ingestelde regels. Bekijk de mogelijkheden van MyDesk Analytics en lees over de integratie met IoT-Fabrikken.
Gebruik ons overzicht van ruimtebeheerals u de inzichten wilt gebruiken voor werkplekplanning. Een berekening biedt een betere basis voor beslissingen wanneer de uitgangspunten duidelijk zijn; die bepaalt niet op zichzelf hoeveel werkplekken het kantoor nodig heeft.