Beëindig het bezoek wanneer de gast vertrekt
De vergadering is voorbij en de bezoeker heeft de badge ingeleverd. Toch staat het bezoek nog als actief in het receptieoverzicht. Kaartretour en uitchecken zijn aparte taken. Een eenvoudige vertrekroutine maakt duidelijk wie het einde van het bezoek registreert.
Het bezoekersoverzicht van MyDesk volgt de geregistreerde aankomst en het vertrek. De receptie kan het vertrek namens de bezoeker registreren. Spreek af hoe de contactpersoon of bezoeker dit meldt en wie het resultaat in uw inrichting controleert.
Verdeel de drie taken bij vertrek
- De contactpersoon of bezoeker meldt dat het bezoek is afgelopen.
- De verantwoordelijke registreert de check-out en controleert de status van het bezoek.
- Uitgegeven naambadges en toegangskaarten worden ingeleverd en volgens de afgesproken routine behandeld.
Beschrijf waar de bezoeker zich meldt en wat geldt als de receptie gesloten is. Een instructie in de uitnodiging helpt alleen als die overeenkomt met de werkelijke werkwijze bij de uitgang. Test het verloop met een collega voordat het een vaste instructie wordt.
Volg bezoeken op die nog als actief staan
Spreek af wanneer u de registraties van de dag naloopt. Onderzoek eerst de afwijking: is de bezoeker nog in het gebouw, duurt het bezoek langer of ontbreekt de vertrekregistratie? Vraag de contactpersoon om duidelijkheid in plaats van aan te nemen dat iedereen op de geplande eindtijd is vertrokken.
Corrigeer de juiste registratie zodra het verloop duidelijk is en controleer de nieuwe status. Een afgelopen agenda-afspraak, een ingeleverde kaart en een uitgecheckte bezoeker zijn verschillende dingen. De lijst volgt de registraties en kan op zichzelf niet bevestigen wie fysiek in het gebouw is.
Houd kaartretour en toegang gescheiden
Een zichtbare bezoekersbadge identificeert de bezoeker, maar is niet automatisch een toegangskaart. Geeft u ook kaarten voor deuren of andere toegangspunten uit, volg dan de regels van uw toegangssysteem voor retour en verdere afhandeling. Neem niet aan dat alleen uitchecken in de bezoekerslijst de toegangsrechten van een kaart wijzigt.
Spreek af wie een ontbrekende kaart opvolgt. Zorg dat het bezoek correct kan worden afgesloten, ook als de kaartretour aparte opvolging vraagt. Houd een bezoeker niet alleen als aanwezig geregistreerd om aan een ontbrekende kaart te denken.
Bespreek uitzonderingen met de receptie
Test een normaal bezoek, een bezoeker die zonder melding vertrekt en een bezoek dat langer duurt. Controleer wie de melding ontvangt, wie de status mag aanpassen en hoe de volgende collega ziet wat nog moet gebeuren. Zo wordt afsluiten een gezamenlijke routine in plaats van giswerk.
Bekijk de mogelijkheden voor digitaal bezoekersbeheer in MyDesk.
Vind de gids voor het registreren van aankomst en vertrek van gasten.