Beschrijf het aanbod voordat bestellen mogelijk is
Afhaalmaaltijden uit de kantine zijn maaltijden die medewerkers bestellen om mee naar huis te nemen. Houd dit aanbod gescheiden van aanmelden voor de lunch van die dag, zodat medewerkers en de keuken weten wat er is besteld.
Beschrijf het aangeboden gerecht en het aantal porties dat een bestelling omvat. Eén bestelling kan één portie zijn of een pakket voor meerdere personen. Vermeld alleen opties en bijzondere wensen die de keuken daadwerkelijk heeft bevestigd.
Stem de deadline af op het werk in de keuken
Spreek een besteldeadline af die past bij inkoop, bereiding en verpakken. Maak duidelijk voor welke dag en locatie die geldt. Een bepaald tijdstip is een lokale afspraak, geen gezamenlijke standaard voor alle kantines.
- Tot hoe laat kunnen medewerkers uiterlijk bestellen?
- Hoe wordt een bestelling vóór de deadline gewijzigd of geannuleerd?
- Met wie neem je contact op als de plannen na de deadline veranderen?
- Hoe krijgen medewerkers bevestigd dat een late wijziging is geaccepteerd?
Maak het ophalen concreet
Vermeld de ophaallocatie en het tijdvak bij het aanbod. Beschrijf hoe medewerkers de juiste bestelling vinden en wie helpt als er iets ontbreekt. Spreek ook een contactmogelijkheid af bij vertraging of als een bestelling niet wordt opgehaald.
Een geregistreerde bestelling bewijst niet dat het eten al is verpakt of opgehaald. Stem met de keuken af hoe de uitgifte verloopt en welke instructies bij het eten horen. Beloof geen automatische berichten of een specifieke ophaalvoorziening voordat die in jullie configuratie is gecontroleerd.
Verduidelijk de betaling zonder de cijfers te vermengen
Vertel medewerkers hoe zij betalen en wie helpt bij vragen. Houd bestelde porties, opgehaalde maaltijden en betaling apart in de administratie. Een betaalde bestelling bewijst op zichzelf niet dat het eten is uitgegeven, en een lunchaanmelding mag niet automatisch als afhaalbestelling tellen.
Test het hele proces met de keuken
Als het bedrijf afhaalmaaltijden aanbiedt, kunnen medewerkers die bestellen via de MyDesk-lunchapp. Er kunnen regels worden ingesteld voor de uiterste registratie van lunch en afhaalmaaltijden. De specifieke configuratie en een eventuele betaaloplossing moeten apart worden afgesproken.
Probeer een duidelijk gemarkeerde testbestelling met de kantineverantwoordelijke. Controleer gerecht, aantal porties, dag, locatie en ophalen. Test ook een wijziging vóór de deadline en spreek af hoe een late wijziging wordt afgehandeld. Bewaar een korte instructie die zowel de keuken als medewerkers kunnen vinden.