Spreek af wat het aantal voor de keuken omvat
Lunchaanmeldingen helpen de keuken plannen wanneer medewerkers afwisselend op kantoor en thuis werken. Het aantal is alleen bruikbaar als iedereen weet wat het omvat. Houd aangemelde maaltijden, daadwerkelijk uitgereikte maaltijden en betaling gescheiden. Een betaalde lunch en een aanmelding vooraf zijn verschillende gegevens.
Begin met drie vragen: Voor welke dag en locatie geldt het aantal? Zijn gasten inbegrepen? Zijn speciale maaltijden onderdeel van het totaal of extra bestellingen? Gebruik dezelfde definitie voor de aanmeldingen en het keukenoverzicht.
Kies een deadline en één contactmogelijkheid voor late wijzigingen
De inkoop en bereiding van de keuken bepaalt wanneer het aantal bekend moet zijn. Spreek een aanmelddeadline, een uitschrijfdeadline en een contactwijze na de deadline af. Geef ook aan wanneer voor een late wijziging een bevestiging van de keuken nodig is.
- De werknemer meldt zijn maaltijd vóór de afgesproken deadline aan of af.
- De verantwoordelijke voor het gastenbezoek geeft aan of de lunch van de gasten al is inbegrepen.
- De keuken bevestigt late wijzigingen en hanteert één afgesproken overzicht voor de productie.
Voorkom dat dezelfde correctie zowel in een bericht wordt verzonden als als bijbestelling wordt geregistreerd. Spreek af wie het overzicht gaat bijwerken en hoe de afzender kan zien dat de wijziging is ontvangen.
Een rekenvoorbeeld met duidelijke aannames
Stel u een dag voor met 72 medewerkersmaaltijden en acht gastenmaaltijden. Vijf medewerkers melden hun lunch vóór de deadline af. Het geplande aantal is dan 72 + 8 − 5 = 75 maaltijden.
Als vijf van de 75 maaltijden vegetarisch zijn, mogen deze niet bij het totaal worden opgeteld. De keuken moet zowel het totaalaantal als de verdeling kennen. Het voorbeeld is een berekening van registraties, niet een meting van hoeveel er daadwerkelijk eten. Eventuele buffers moeten afzonderlijk worden overeengekomen.
Verduidelijk de rol van het systeem vóór de installatie
MyDesk kantineadministratie geeft de keuken overzicht over bestellingen, aantallen, tijd en plaats, en over wijzigingen en annuleringen. Lunchaanmelding en lunchbetaling moeten als afzonderlijke werkwijzen in uw inrichting worden afgesproken. Bepaal waar het aantal lunches voor de keuken vandaan komt en waarvoor een aparte module of integratie nodig is.
Ga er niet van uit dat een werkplekboeking automatisch een lunchaanmelding is. Een collega kan naar kantoor komen zonder in de kantine te eten, en een gast kan lunchen zonder een werkplek te boeken. Test het daadwerkelijke proces met medewerkers en gasten.
Volg het verschil tussen planning en verbruik
Vergelijk na een afgesproken periode de aanmeldingen met de maaltijden die aantoonbaar zijn uitgereikt. Gebruik dezelfde locatie, datum en definitie voor beide aantallen. Noteer ook bekende verklaringen, zoals een afgelaste workshop of een groep die na de deadline werd toegevoegd.
Gebruik de verschillen om samen met de keuken deadlines en contacttrajecten aan te passen. Een terugkerend probleem met late gastenboekingen wordt niet noodzakelijkerwijs opgelost door alle aanmeldingsdeadlines van medewerkers te wijzigen. Corrigeer het deel van de workflow waar de informatie onduidelijk wordt.
Zie MyDesk kantineadministratie en de mogelijkheden voor lunch.