Beskriv tilbuddet, før bestillingen åbner
Takeaway fra kantinen er mad, medarbejderen bestiller til at tage med hjem. Hold tilbuddet adskilt fra tilmelding til dagens frokost, så både medarbejderen og køkkenet ved, hvad der er bestilt.
Beskriv den aktuelle ret og det antal portioner, en bestilling dækker. Én bestilling kan være en enkeltportion eller en pakke til flere personer. Angiv kun muligheder og særlige ønsker, som køkkenet faktisk har bekræftet.
Afstem fristen med køkkenets arbejde
Aftal en bestillingsfrist, der passer til indkøb, tilberedning og pakning. Gør det tydeligt, hvilken dag og lokation fristen gælder for. Et bestemt klokkeslæt er en lokal aftale, ikke en fælles standard for alle kantiner.
- Hvornår skal medarbejderen senest bestille?
- Hvordan ændres eller annulleres en bestilling inden fristen?
- Hvem kontaktes, hvis planen ændrer sig efter fristen?
- Hvordan får medarbejderen bekræftet, at en sen ændring er accepteret?
Gør afhentningen konkret
Oplys afhentningssted og tidsrum sammen med tilbuddet. Beskriv, hvordan medarbejderen finder den rigtige bestilling, og hvem der hjælper, hvis noget mangler. Aftal også en kontaktvej ved forsinkelse eller manglende afhentning.
En registreret bestilling er ikke dokumentation for, at maden allerede er pakket eller afhentet. Afklar med køkkenet, hvordan udleveringen håndteres, og hvilke anvisninger der følger med maden. Lov ikke automatiske beskeder eller en bestemt afhentningsløsning, før den er kontrolleret i jeres opsætning.
Afklar betaling uden at blande tallene sammen
Fortæl medarbejderne, hvordan betalingen foregår, og hvem der hjælper ved spørgsmål. Hold bestilte portioner, afhentede måltider og betaling adskilt i administrationen. En betalt ordre viser ikke alene, at maden er udleveret, og en frokosttilmelding skal ikke automatisk tælle som en takeawaybestilling.
Test hele forløbet med køkkenet
Hvis virksomheden tilbyder takeaway, kan medarbejderne bestille den gennem MyDesks frokostapp. Der kan sættes regler for seneste registrering af frokost og takeaway. Den konkrete opsætning og en eventuel betalingsløsning skal afklares særskilt.
Afprøv en tydeligt mærket testbestilling med den ansvarlige for kantinen. Kontrollér ret, antal portioner, dag, lokation og afhentning. Afprøv også en rettelse inden fristen, og aftal håndteringen af en sen ændring. Gem en kort instruktion, som både køkken og medarbejdere kan finde.