Et møte er flyttet fra andre til tredje etasje. Kalenderinvitasjonen er oppdatert, men kaffen står fortsatt utenfor det gamle møterommet. En liten feil som likevel tar tid for både møtedeltakerne og kantinen.
En god bestillingsrutine gjør det klart hvem som varsler om endringer og hvilken informasjon kjøkkenet trenger. Ta utgangspunkt i sjekklisten under, og tilpass den til din egen kantine og bestillingsfrister.
Før du bestiller: få den viktigste informasjonen på plass
- Antall: Hvor mange deltar fysisk? Ikke inkluder deltakere på videolink i matbestillingen.
- Sted: Angi plassering og møterom slik at leveransen ikke er avhengig av at kjøkkenet kjenner møtearrangøren.
- Tid: Oppgi leveringstidspunktet. Et møte som starter kl. 9, kan ha behov for kaffe litt tidligere.
- Mat og drikke: Oppgi antall for hver vare. Et heldagsmøte kan kreve flere leveranser.
- Praktiske hensyn: Avklar relevante kostbehov og oppgi hva kjøkkenet skal levere, uten å dele flere personopplysninger enn nødvendig.
- Betaling og ansvar: Oppgi avdeling eller kostnadssted dersom det kreves hos dere, og utpek én kontaktperson.
Avtal også om maten skal leveres eller om du henter den selv. Dersom møtet krever service, oppsett eller opprydding skal dette fremgå av bestillingen.
Bruk kantinas frister – også ved endringer
Det er ingen bestillingsfrist som passer alle kontorer. Kaffe til et kort møte og lunsj til en workshop kan ha ulike frister. Sjekk derfor reglene for varene du faktisk bestiller.
Gjør tre frister enkle å finne: siste frist for bestilling, endring av antall og avbestilling. Avklar med kantinen hva som skjer etter hver frist. Maten kan allerede være kjøpt inn eller tilberedt, selv om møtet ikke har startet.
Lagre ordrebekreftelsen der møtearrangøren kan finne den igjen. Det er nyttig når en kollega skal overta møtet eller følge opp en leveranse.
Når møtet endres: sjekk selve bestillingen
En endret kalenderinvitasjon er ikke i seg selv et bevis på at kantinen har mottatt den nye meldingen. Sjekk bestillingen etter endringen og følg arbeidsflyten som gjelder for oppsettet ditt.
- Nytt møterom: Sjekk at leveringsstedet er oppdatert og at det nye stedet kan levere de bestilte varene.
- Ny tid: Sjekk leveringstidene. En lunsj må ikke være klar til opprinnelig tidspunkt dersom møtet er flyttet.
- Flere eller færre deltakere: Endre antallet for hver vare. Ti deltakere betyr ikke nødvendigvis ti porsjoner av alt.
- Kansellering: Sjekk at serveringen også er avlyst og om avbestillingsfristen er overskredet.
Dersom endringen er nær levering, bruk kantinens avtalte kontaktmåte. En lagret endring i systemet hjelper ikke nødvendigvis kjøkkenet dersom de ansatte allerede er på vei med maten.
Et eksempel: fra tolv deltakere til åtte
Du har bestilt tolv sandwicher til et møte kl. 12. Fire deltakere melder avbud dagen før, og møtet flyttes til et mindre rom. Endre bestillingen til åtte sandwicher, oppdater leveringsstedet og kontroller bekreftelsen.
Dersom fristen for endring har gått ut, må du avklare alternativene med kantina. Ikke lov deltakere eller økonomiavdelingen at endringen fjerner utgiften før den er bekreftet.
Hvordan MyDesk passer inn i arbeidsflyten
Med MyDesk møtebevertning kan dere bestille mat og drikke som en del av møteplanleggingen. Arbeidsflyten avhenger av oppsettet, sortimentet og leveringsreglene deres.
Kombiner det med bestilling av møterom, slik at rom og servering planlegges sammen. Se også vår oversikt over bestilling, levering og endringer, hvis du ønsker å forstå hele prosessen i stedet for bare bestillerens sjekkliste.
Tre spørsmål du bør avklare internt
Hvem endrer bestillingen når møtearrangøren er fraværende?
Ordne en vikar og sørg for at vedkommende kan finne bestillingen og kantinens kontaktdetaljer.
Hvordan vet vi at endringen er mottatt?
Bruk bekreftelsen eller statusen som gjelder i systemet ditt. Ved sen eller viktig endring kan det være nødvendig med direkte avtale med kantina.
Hva gjør vi med mat som er bestilt, men som ikke skal brukes?
Følg kantinens regler for håndtering og oppbevaring. Avklar mulighetene med kjøkkenet; ikke anta at tilberedt mat kan returneres eller brukes senere.
Den beste sjekklisten er den som fungerer i en travel hverdag. Hold den kort, plasser den der bestillingen gjøres, og oppdater den når rutinene endres.