Et ledig rom er ikke alltid det rette rommet
Et rom kan være ledig i kalenderen og likevel være uegnet for møtet. Det kan mangle plass rundt bordet, en skjerm eller tilkoblingen deltakerne trenger. La derfor lokaleansvarlig og IT gjennomgå romopplysningene sammen før medarbeiderne velger rom.
Begynn med opplysningene som avgjør valget: entydig navn, plassering, antall brukbare sitteplasser og utstyret som faktisk finnes i rommet. MyDesk støtter møteromsbooking fra Outlook, Teams, mobil og nett. De konkrete opplysningene og kalenderkoblingene må avklares i deres oppsett.
Beskriv kapasiteten til oppsettet du bruker
Tell de brukbare sitteplassene i det vanlige møteoppsettet. Et rom med åtte stoler passer ikke nødvendigvis for åtte deltakere med hver sin bærbare datamaskin. Test om det er plass på bordet og om alle kan se den felles skjermen.
Hvis rommet veksler mellom møtebord og workshopoppsett, må forskjellen komme tydelig frem i rombeskrivelsen eller veiledningen medarbeiderne bruker. Ett kapasitetstall skal ikke skjule at et annet oppsett krever klargjøring. Tell bare dem som deltar fysisk når dere velger romstørrelse; deltakere på video påvirker fortsatt kravene til lyd og kamera.
Beskriv utstyret tydelig
- Skriv om rommet har en skjerm og hvordan en datamaskin er koblet til den.
- Skill mellom en skjerm og et komplett videomøteanlegg med kamera og mikrofon.
- Avklar om nødvendige kabler og adaptere er i rommet eller må medbringes.
- Oppgi hvor den ansatte vil finne hjelp dersom det beskrevne utstyret ikke fungerer.
Bruk de samme betegnelsene i alle rom. Hvis ett rom kalles videoklart og et annet har videomøteutstyr, må det fremgå om de tilbyr det samme. Beskriv kjente begrensninger fremfor å la en bred utstyrsetikett love mer enn rommet kan levere.
Test opplysningene med en vanlig booking
Test med en kollega som ikke kjenner rommene. Be kollegaen finne et rom for eksempelvis seks personer på stedet og to på video. Kontroller valget i medarbeiderens vanlige bookinggrensesnitt og gå deretter til rommet.
Stemmer navnet på døren med bestillingen? Kan de seks sitte og jobbe? Fungerer den beskrevne tilkoblingen til skjermen og videokonferansen? Legg merke til forskjellen mellom feil rominformasjon, utstyrsfeil og manglende instruksjon. De krever ikke nødvendigvis den samme korreksjonen.
Avtal hvem som skal vedlikeholde informasjonen
Utpek en ansvarlig for rommenes grunnopplysninger og en kontakt for utstyret. Når et bord flyttes, en skjerm byttes eller et rom får nytt navn, må de relevante opplysningene kontrolleres på nytt. Avklar også hvor endringen skal gjøres hvis kalender, bookingløsning og skilting henter opplysninger fra forskjellige kilder.
Lagre dato og resultat for gjennomgangen. Målet er at medarbeideren kan velge et egnet rom ut fra opplysningene som vises, og komme til det samme rommet med forventet utstyr.