Avslutt besøket når gjesten drar
Møtet er slutt, og gjesten har levert inn kortet sitt. Likevel står besøket fortsatt som aktivt i resepsjonens oversikt. Kortretur og utsjekking er to forskjellige oppgaver. En enkel avreiserutine gjør det tydelig hvem som registrerer at besøket er avsluttet.
I MyDesk følger gjesteoversikten registrert inn- og utsjekking. Resepsjonen kan registrere avreise på gjestens vegne. Avtal derfor hvordan verten eller gjesten gir beskjed, og hvem som kontrollerer resultatet i deres oppsett.
Fordel de tre oppgavene ved avreise
- Verten eller gjesten gir beskjed om at besøket er over.
- Ansvarlig registrerer utsjekk og sjekker status på besøket.
- Utleverte navne- og adgangskort leveres tilbake og håndteres etter den avtalte rutinen.
Beskriv hvor gjesten skal henvende seg og hva som gjelder når resepsjonen er stengt. En beskjed i invitasjonen hjelper bare hvis den stemmer med den faktiske arbeidsflyten ved utgangen. Prøv forløpet med en kollega før det brukes som fast instruksjon.
Følg opp besøk som fortsatt er oppført som aktive
Avtal et passende tidspunkt for oppfølging av dagens registreringer. Undersøk først avviket: Er gjesten fortsatt i bygget, er besøket forlenget, eller mangler registrering av avreisen? Kontakt verten hvis statusen er uklar, fremfor å anta at alle har gått ved møteinvitasjonens sluttid.
Rett den aktuelle registreringen når forløpet er avklart, og kontroller den nye statusen. En avsluttet kalenderavtale, et returnert kort og en utsjekket gjest er forskjellige ting. Besøkslisten gjenspeiler registreringene og kan ikke alene bekrefte hvem som fysisk befinner seg i bygget.
Hold kortretur og adgang atskilt
Et visuelt gjestekort identifiserer gjesten, men er ikke automatisk et adgangskort. Hvis dere også utleverer kort til dører eller andre adgangspunkter, må retur og videre håndtering følge reglene for adgangssystemet. Ikke anta at utsjekking i gjestelisten alene endrer kortets adgang.
Avtal hvem som følger opp et manglende kort. Gjør det mulig å avslutte registreringen riktig selv om kortreturen krever separat oppfølging. Ikke behold en gjest som tilstedeværende bare for å huske at et kort mangler.
Gå gjennom unntakene med resepsjonen
Test et normalt besøk, en gjest som går uten å gi beskjed, og et besøk som varer lenger enn planlagt. Kontroller hvem som mottar beskjeden, hvem som får rette statusen, og hvordan neste kollega ser hva som gjenstår. Da blir avslutningen en felles rutine fremfor noe hver enkelt må gjette seg til.
Se alternativene for digital gjesteregistrering i MyDesk.
Finn veiledningen for registrering av gjesters ankomst og avreise.