Movianto Nordic ApS: Professionel gæstehåndtering og mødefaciliteter

Problemet

Som en central aktør inden for logistik og warehousing i Køge opererer Movianto Nordic i en hverdag med høj aktivitet og konstante leverancer. Tidligere manglede virksomheden et samlet værktøj til at strukturere modtagelsen af eksterne gæster og koordineringen af deres interne mødelokaler. Uden et digitalt system var det udfordrende at opretholde det fulde overblik over, hvem der opholdt sig på lokationen hvornår.

I warehousing-branchen er sikkerhed og dokumentation altafgørende, og manuelle processer ved ankomst kan skabe flaskehalse. Når både leverandører, kunder og samarbejdspartnere besøger matriklen, stiller det store krav til effektivitet i receptionen og tilgængelighed af faciliteter. En ustruktureret tilgang til lokalebooking kan desuden føre til unødigt tidsforbrug for medarbejdere, der skal finde ledige rammer til vigtige diskussioner.

Movianto Nordic besluttede derfor at søge en digital løsning, der kunne professionalisere deres gæstemodtagelse og optimere udnyttelsen af deres mødekvadratmeter. Målet var at skabe en mere strømlinet oplevelse for både ansatte og besøgende. Valget faldt på MyDesk for at sikre en intuitiv platform, der kunne integreres direkte i deres daglige arbejdsgange.

Løsningen

MyDesk har leveret en skræddersyet løsning til Movianto Nordic, der fokuserer på de to kerneområder: gæsteregistrering og mødelokalebooking. Vi har implementeret et digitalt gæstesystem, hvor besøgende hurtigt kan tjekke ind ved ankomst, hvilket automatisk giver værten besked. Dette sikrer en professionel velkomst og en digital log over alle besøgende på lokationen i Køge.

Sideløbende har vi udrullet vores modul til mødelokalebooking, som giver alle ansatte mulighed for at se ledig kapacitet i realtid. Løsningen er sat op, så den taler sammen med virksomhedens eksisterende kalendersystem, hvilket eliminerer risikoen for dobbeltbookinger. Ved at samle funktionerne i én platform har medarbejderne fået en overskuelig indgang til at administrere deres møder og besøg.

Implementeringen er fokuseret på brugervenlighed, så systemet kan anvendes uden omfattende træning på tværs af organisationen. Vi har sørget for, at opsætningen afspejler Moviantos fysiske faciliteter, så præcisionen i bookingerne er i top. Ved at digitalisere disse processer har MyDesk skabt fundamentet for en mere moderne og datadrevet styring af kontormiljøet.

Resultatet

Med implementeringen af MyDesk har Movianto Nordic opnået en langt mere professionel og sikker håndtering af deres besøgende. Den manuelle administration i forbindelse med gæster er minimeret, og virksomheden har nu altid et digitalt overblik over gæsteflowet. Dette skaber en tryghed og en hurtigere ekspedition, der passer til en travl hverdag i logistikbranchen.

Internt har de ansatte oplevet en mærkbar forbedring i hverdagen, da planlægning af møder nu foregår gnidningsfrit. Ved at have adgang til en visuel oversigt over mødelokalerne undgår medarbejderne usikkerhed om ledig kapacitet og kan fokusere på deres kerneopgaver. Det har skabt en mere rolig arbejdskultur, hvor ressourcerne udnyttes mere hensigtsmæssigt.

Samlet set har løsningen givet Movianto Nordic de værktøjer, der skal til for at drive en moderne arbejdsplads med fokus på struktur og gæstfrihed. Den digitale transformation af gæste- og lokalestyring betyder, at virksomheden i Køge nu er bedre rustet til at skalere deres aktiviteter. Fokus er flyttet fra praktisk koordinering til værdiskabende arbejde og god service for de eksterne partnere.