Clôturez la visite lorsque le visiteur part
La réunion est terminée et le visiteur a rendu son badge. Pourtant, la visite reste active dans la liste de l’accueil. Rendre un badge et enregistrer un départ sont deux tâches distinctes. Une procédure simple précise qui enregistre la fin de la visite.
La liste des visiteurs de MyDesk reflète les arrivées et départs enregistrés. L’accueil peut enregistrer le départ pour le visiteur. Décidez donc comment l’hôte ou le visiteur prévient l’accueil et qui vérifie le résultat dans votre configuration.
Répartissez les trois tâches au départ
- L’hôte ou le visiteur signale la fin de la visite.
- La personne responsable enregistre le départ et vérifie le statut de la visite.
- Les badges nominatifs et cartes d’accès remis sont restitués et traités selon la procédure convenue.
Précisez où le visiteur doit s’adresser et quoi faire si l’accueil est fermé. Les consignes de l’invitation ne sont utiles que si elles correspondent au déroulement réel de la sortie. Testez-le avec un collègue avant d’en faire une consigne permanente.
Suivez les visites toujours actives
Fixez un moment adapté pour examiner les enregistrements du jour. Cherchez d’abord la cause de l’écart : le visiteur est-il encore sur place, la visite est-elle prolongée ou manque-t-il un départ ? Contactez l’hôte si le statut est incertain plutôt que de supposer que tout le monde est parti à l’heure de fin prévue de la réunion.
Corrigez l’enregistrement concerné une fois les faits clarifiés, puis vérifiez le nouveau statut. Un rendez-vous terminé, un badge rendu et un visiteur dont le départ est enregistré sont des choses différentes. La liste reflète les enregistrements ; elle ne suffit pas à confirmer qui est physiquement dans le bâtiment.
Séparez le retour des badges du contrôle d’accès
Un badge visuel identifie le visiteur, mais n’est pas automatiquement une carte d’accès. Si vous remettez aussi des cartes pour les portes ou d’autres points d’accès, leur retour et leur traitement suivent les règles de votre système d’accès. Ne supposez pas que le seul enregistrement du départ modifie les droits d’une carte.
Décidez qui suit les cartes manquantes. Permettez une clôture correcte de la visite même si le retour de la carte demande un suivi séparé. Ne laissez pas un visiteur marqué comme présent uniquement pour vous rappeler qu’une carte manque.
Examinez les exceptions avec l’accueil
Testez une visite normale, un visiteur qui part sans prévenir et une visite prolongée. Vérifiez qui reçoit le message, qui peut corriger le statut et comment le collègue suivant voit ce qui reste à faire. La clôture devient ainsi une procédure commune plutôt qu’une affaire de suppositions.
Découvrez les possibilités de gestion numérique des visiteurs dans MyDesk.
Consultez le guide pour enregistrer les arrivées et départs des visiteurs.