Une réunion a été déplacée du deuxième au troisième étage. L’invitation du calendrier est à jour, mais le café attend toujours devant l’ancienne salle. Une petite erreur qui fait perdre du temps aux participants comme à l’équipe de restauration.
Une bonne routine de commande indique clairement qui informe des changements et de quelles informations la cuisine a besoin. Utilisez la liste de contrôle ci-dessous comme point de départ et adaptez-la à votre propre cantine et aux délais de commande.
Avant de commander : rassemblez les informations essentielles
- Nombre: Combien participent physiquement ? N'incluez pas les participants en lien vidéo dans la commande de nourriture.
- Emplacement: Précisez le site et la salle de réunion afin que la livraison ne dépende pas du fait que l’équipe de cuisine connaisse l’organisateur.
- Horaire : Indiquez l’heure de livraison. Pour une réunion à 9 heures, le café peut être nécessaire un peu plus tôt.
- Nourriture et boisson : Indiquez la quantité souhaitée pour chaque produit. Une réunion sur toute la journée peut nécessiter plusieurs livraisons.
- Considérations pratiques : Vérifiez les besoins alimentaires particuliers et indiquez ce que la cuisine doit prévoir, sans partager plus de données personnelles que nécessaire.
- Paiement et responsabilité : Indiquez le service ou le centre de coûts si votre organisation l’exige, et désignez une personne de contact.
Convenez du mode de remise des repas : livraison ou retrait par vos soins. Si la réunion nécessite un service, une mise en place ou un débarrassage, indiquez-le dans la commande.
Utilisez les délais de la cantine - également pour les changements
Il n’existe pas de délai de commande unique qui convienne à tous les bureaux. Le café pour une courte réunion et le déjeuner pour un atelier peuvent avoir des délais différents. Par conséquent, vérifiez les règles relatives aux produits que vous commandez réellement.
Rendez trois délais faciles à trouver : délai de commande, délai de modification de quantité et délai d'annulation. Clarifiez avec la cantine ce qui se passe après la date limite. La nourriture peut avoir déjà été achetée ou préparée, même si la réunion n'a pas encore commencé.
Enregistrez la confirmation de commande afin que l'organisateur de la réunion puisse la retrouver. C'est utile lorsqu'un collègue doit reprendre la réunion ou assurer le suivi d'une livraison.
Si la réunion change, vérifiez la commande
Une invitation modifiée au calendrier ne constitue pas en soi une preuve que la cantine a reçu le nouveau message. Vérifiez la commande après la modification et suivez le flux de travail qui s'applique à votre configuration.
- Nouvelle salle de réunion : Vérifiez que le lieu de livraison est mis à jour et que le nouvel emplacement peut livrer les marchandises commandées.
- Nouvelle heure : Vérifiez les heures de livraison. Si la réunion est décalée, le déjeuner ne doit pas rester prévu à l’heure initiale.
- Plus ou moins de participants : Modifiez la quantité de chaque produit. Dix participants n’ont pas forcément besoin de dix portions de tout.
- Annulation: Vérifiez que la restauration a également été annulée et si le délai d'annulation a été dépassé.
Si le changement est proche de la livraison, utilisez le mode de contact convenu avec la cantine. Une modification enregistrée dans le système n'aide pas nécessairement la cuisine si les employés sont déjà en route avec la nourriture.
Un exemple : de douze participants à huit
Vous avez commandé douze sandwichs pour un rendez-vous à midi. Quatre participants annulent la veille et le rendez-vous est déplacé dans une salle plus petite. Ajustez la commande de sandwichs à huit, mettez à jour le lieu de livraison et vérifiez la confirmation.
Si le délai de modification est dépassé, vous devez clarifier les options avec la cantine. Ne promettez pas aux participants ou au service financier que le changement supprimera la dépense jusqu'à ce qu'il soit confirmé.
Comment MyDesk s’intègre à votre organisation
Avec MyDesk pour la restauration des réunions vous pouvez commander les repas et les boissons lors de la préparation de la réunion. L’organisation concrète dépend de votre configuration, des produits proposés et des règles de livraison.
Combinez-le avec la réservation de salles de réunion, afin de planifier ensemble la salle et la restauration. Consultez aussi notre aperçu de la commande, de la livraison et des modifications, si vous souhaitez comprendre l'ensemble du processus plutôt que seulement la liste de contrôle du client.
Trois questions à clarifier en interne
Qui modifie la commande lorsque l’organisateur est absent ?
Organisez un remplaçant et assurez-vous que cette personne puisse trouver la commande et les coordonnées de la cantine.
Comment savons-nous que le changement a été reçu ?
Utilisez la confirmation ou le statut qui s'applique dans votre système. En cas de changement tardif ou important, un accord direct avec la cantine peut être nécessaire.
Que faisons-nous de la nourriture commandée mais non utilisée ?
Suivez les règles de la cantine en matière de manipulation et de stockage. Convenez des options avec la cuisine ; ne présumez pas que les aliments préparés peuvent être retournés ou utilisés plus tard.
La meilleure liste de contrôle est celle qui reste utile lors d’une journée chargée. Gardez-la courte, placez-la là où les commandes sont passées et mettez-la à jour lorsque vos habitudes changent.