Cierre la visita cuando se vaya el visitante
La reunión ha terminado y el visitante ha devuelto su tarjeta. Sin embargo, la visita sigue activa en la lista de recepción. Devolver la tarjeta y registrar la salida son tareas distintas. Una rutina sencilla aclara quién registra el final de la visita.
La lista de visitantes de MyDesk refleja las entradas y salidas registradas. Recepción puede registrar la salida en nombre del visitante. Acuerde cómo avisa el anfitrión o el visitante y quién comprueba el resultado en su configuración.
Reparta las tres tareas de salida
- El anfitrión o el visitante avisa de que la visita ha terminado.
- El responsable registra la salida y comprueba el estado de la visita.
- Las tarjetas identificativas y de acceso entregadas se devuelven y gestionan según la rutina acordada.
Explique dónde debe dirigirse el visitante y qué hacer si recepción está cerrada. Las instrucciones de la invitación solo ayudan si coinciden con el proceso real de salida. Pruébelo con un compañero antes de usarlo como instrucción habitual.
Revise las visitas que siguen activas
Acuerde cuándo revisar los registros del día. Investigue primero la diferencia: ¿sigue el visitante en el edificio, se ha prolongado la visita o falta registrar su salida? Consulte al anfitrión si el estado no está claro, sin dar por hecho que todos se fueron a la hora prevista de fin de la reunión.
Corrija el registro correspondiente cuando se haya aclarado lo ocurrido y compruebe el nuevo estado. Una cita terminada, una tarjeta devuelta y un visitante con salida registrada son cosas distintas. La lista refleja los registros y, por sí sola, no confirma quién está físicamente en el edificio.
Separe la devolución de tarjetas del control de acceso
Una tarjeta identificativa permite reconocer al visitante, pero no es automáticamente una tarjeta de acceso. Si también entrega tarjetas para puertas u otros puntos de acceso, siga las reglas de su sistema para devolverlas y gestionarlas. No presuponga que registrar la salida en la lista cambia por sí solo los permisos de una tarjeta.
Acuerde quién hará seguimiento de una tarjeta que falta. Permita cerrar correctamente la visita aunque la devolución requiera seguimiento separado. No mantenga al visitante como presente solo para recordar que falta su tarjeta.
Revise las excepciones con recepción
Pruebe una visita normal, otra en la que el visitante se vaya sin avisar y otra que dure más de lo previsto. Compruebe quién recibe el aviso, quién puede corregir el estado y cómo el siguiente compañero ve qué queda pendiente. Así, el cierre será una rutina común y no algo que cada persona deba adivinar.
Consulte las opciones de MyDesk para el registro digital de visitantes.
Encuentre la guía para registrar la entrada y salida de visitantes.