Una reunión se ha trasladado del segundo al tercer piso. La invitación del calendario ya está actualizada, pero el café sigue frente a la sala anterior. Es un pequeño error que hace perder tiempo tanto a los asistentes como al personal del comedor.
Una buena rutina de pedidos deja claro quién notifica los cambios y qué información necesita la cocina. Utilice la siguiente lista de verificación como punto de partida y adáptela a su propio comedor y a los plazos de pedido.
Antes de realizar el pedido: obtenga la información más importante
- Número: ¿Cuántos participan físicamente? No incluya participantes en el enlace del video en el pedido de comida.
- Ubicación: Indique la ubicación y la sala de reuniones para que la entrega no dependa de que el personal de cocina conozca al organizador.
- Hora: Indique la hora de entrega. Si la reunión empieza a las 9, puede necesitar el café un poco antes.
- Comida y bebida: Indique la cantidad de cada producto. Una reunión de jornada completa puede requerir varias entregas.
- Consideraciones prácticas: Consulte las necesidades alimentarias pertinentes e indique qué debe preparar la cocina, sin compartir más datos personales de los necesarios.
- Pago y responsabilidad: Especifique el departamento o centro de costes, si así lo requiere, y designe una persona de contacto.
Acuerde si la comida se entregará en la sala o si deben recogerla ustedes. Si la reunión requiere servicio, preparación de la mesa o recogida posterior, indíquelo en el pedido.
Utilice los plazos del comedor, también para cambios
No existe una fecha límite de pedido que se adapte a todas las oficinas. El café para una reunión breve y el almuerzo para un taller pueden tener plazos diferentes. Por lo tanto, consulte las reglas de los productos que realmente solicita.
Facilite la consulta de tres plazos: el límite para pedir, para modificar las cantidades y para cancelar. Consulte con el comedor qué ocurre después de cada plazo. Es posible que los ingredientes ya se hayan comprado o la comida esté preparada antes de que empiece la reunión.
Guarde la confirmación del pedido donde el organizador de la reunión pueda encontrarla nuevamente. Es útil cuando un colega tiene que hacerse cargo de la reunión o dar seguimiento a una entrega.
Cuando cambie la reunión, compruebe el pedido
Una invitación del calendario modificada no demuestra por sí sola que el comedor haya recibido el aviso. Compruebe el pedido después del cambio y siga el procedimiento establecido en su organización.
- Nueva sala de reuniones: Verifique que la ubicación de entrega esté actualizada y que la nueva ubicación pueda entregar los productos solicitados.
- Nuevo horario: Compruebe las horas de entrega. Si la reunión cambia de horario, el almuerzo no debería prepararse para la hora anterior.
- Más o menos participantes: Actualice la cantidad de cada producto. Diez asistentes no necesitan necesariamente diez raciones de todo.
- Cancelación: Compruebe que también se ha cancelado el catering y si ya ha vencido el plazo de cancelación.
Si el cambio está próximo a la entrega, utilice el método de contacto acordado con el comedor. Un cambio guardado en el sistema no necesariamente ayuda a la cocina si los empleados ya están en camino con la comida.
Un ejemplo: de doce participantes a ocho
Ha pedido doce sándwiches para una reunión a las 12. Cuatro participantes cancelan el día anterior y la reunión se traslada a una sala más pequeña. Ajuste el pedido de sándwich a ocho, actualice la ubicación de entrega y verifique la confirmación.
Si el plazo para realizar cambios ha vencido, consulte las opciones con el comedor. No prometa a los asistentes ni al departamento financiero que el cambio eliminará el coste hasta que esté confirmado.
Cómo encaja MyDesk en el proceso
Con MyDesk catering para reuniones puede pedir comida y bebida como parte de la planificación de la reunión. El procedimiento depende de su configuración, los productos disponibles y las normas de entrega.
Combínelo con la reserva de salas de reuniones, para planificar la sala y el catering de forma conjunta. Consulte también nuestro descripción general de pedidos, entregas y cambios, si desea comprender todo el proceso en lugar de solo la lista de verificación del pedido.
Tres preguntas que conviene aclarar internamente
¿Quién modifica el pedido si el organizador no está disponible?
Designe a una persona que pueda sustituir al organizador y asegúrese de que tenga acceso al pedido y a los datos de contacto del comedor.
¿Cómo sabemos que se ha recibido el cambio?
Utilice la confirmación o estado que corresponda en su sistema. En caso de un cambio tardío o importante, puede ser necesario un acuerdo directo con el comedor.
¿Qué hacemos con los alimentos que se encargan pero que no se van a utilizar?
Siga las normas del comedor para manipular y conservar los alimentos. Consulte las opciones con la cocina; no dé por hecho que la comida preparada puede devolverse o utilizarse más tarde.
La mejor lista es la que resulta útil en un día de trabajo ajetreado. Manténgala breve, colóquela donde se realizan los pedidos y actualícela cuando cambien los procedimientos.