¿Cómo se calcula la tasa de ocupación?
En un momento concreto, calcule la proporción de puestos en uso: puestos registrados como utilizados divididos entre el total de puestos disponibles para usar, multiplicado por 100. Indique siempre la zona, la hora y el método de registro. Esta guía distingue entre una fotografía puntual y un cálculo a lo largo del tiempo.
Un ejemplo hipotético: una zona tiene un total de 40 escritorios disponibles para usar. Un recuento a las 10:00 registra 24 en uso. La proporción es 24 / 40 × 100 = 60 %. Eso no significa que los mismos puestos estén ocupados el resto del día.
¿Puestos en un momento concreto u horas durante un periodo?
En un cálculo temporal, el numerador y el denominador deben utilizar la misma unidad. Divida las horas de uso registradas entre las horas-puesto disponibles y multiplique por 100. Diez puestos disponibles ocho horas cada uno ofrecen 80 horas-puesto. Si se registran 40 horas de uso, la proporción es del 50 %. Son cifras ilustrativas, no mediciones de un cliente.
No cuente todos los puestos utilizados alguna vez durante el día y llame al resultado ocupación basada en el tiempo. Un puesto utilizado media hora y otro utilizado todo el día contribuyen de forma distinta a las horas de uso.
Mantenga las reservas y el uso registrado por separado
- Los datos de la reserva muestran la capacidad reservada. Una reserva no es en sí misma una confirmación de que se utiliza el espacio.
- El check-in muestra una llegada registrada. No necesariamente indica cuándo la persona abandonó el espacio.
- Los datos del sensor muestran la actividad o presencia que el equipo seleccionado puede detectar. Aclare el rango de medición, los intervalos y el manejo de los datos faltantes.
Si solo dispone de reservas, denomine el resultado porcentaje de reserva. Compare reservas y uso únicamente cuando coincidan zonas, periodos y criterios de capacidad. La ausencia de datos de sensores no debe interpretarse automáticamente como un puesto desocupado.
Utilice la misma base de capacidad cada vez
Describa qué puestos se incluyen. Aplique una regla clara a una planta cerrada o a un puesto en reparación. Si cambia el número de puestos disponibles para usar, indíquelo en el informe. De lo contrario, el porcentaje puede variar aunque el uso sea el mismo.
Compare días de la semana y franjas horarias similares, y observe también los períodos de mayor actividad. Un promedio semanal puede ocultar el hecho de que un equipo carece de asientos adecuados el martes por la mañana. La cifra por sí sola tampoco dice nada sobre el ruido, el equipamiento o la necesidad de sentarse juntos.
Del cálculo a la decisión
Tenga en cuenta cinco cosas junto con el resultado: área, período, fuente de datos, capacidad disponible y método de cálculo. Luego investigue las fluctuaciones y hable con quienes utilizan el área antes de cambiar el diseño o el número de asientos.
MyDesk puede comparar reservas y actividad registrada mediante la configuración de sensores acordada. Las mediciones y la frecuencia de actualización dependen del equipo y de las reglas configuradas. Consulte las opciones de MyDesk Analytics y lea sobre la integración con IoT-Fabrikken.
Utilice nuestro resumen de la gestión del espaciosi desea aplicar estos datos a la planificación del espacio. Un cálculo facilita la toma de decisiones cuando sus supuestos son claros; no determina por sí solo cuántos puestos necesita la oficina.