Was bedeutet eine Ruhezone bei Ihnen?
Eine Ruhezone ist ein Bereich, in dem gemeinsame Vereinbarungen individuelles Arbeiten ohne Gespräche an den Schreibtischen ermöglichen. In einer Zusammenarbeitszone sind Gespräche vorgesehen. Die Bezeichnungen helfen nur, wenn die Mitarbeitenden wissen, was sie im Alltag bedeuten.
Vereinbaren Sie, ob kurze Fragen erlaubt sind, wo telefoniert wird und wohin man für längere Gespräche geht. Halten Sie die Vereinbarung kurz und konkret. Ein Headset macht ein Online-Meeting für die Kollegen daneben nicht lautlos.
Richten Sie die Zonen nach dem tatsächlichen Arbeitsalltag aus
Gehen Sie an einem normalen Arbeitstag durch das Büro. Prüfen Sie, wo Menschen sprechen und vorbeigehen: an der Kaffeemaschine, am Empfang, am Drucker oder in einem Durchgang zwischen Teams. Eine Ruhezone an einem stark genutzten Gang braucht mehr als ein neues Schild.
Erproben Sie den Standort mit den Menschen, die den Bereich nutzen sollen. Wenn Geräusche weiterhin stören, prüfen Sie die räumliche Gestaltung und holen Sie bei Bedarf fachliche Hilfe. Buchungen und Verhaltensregeln allein können ein akustisches Problem weder nachweisen noch lösen.
Machen Sie die Wahl klar, bevor der Mitarbeiter bucht
Verwenden Sie auf Grundrissen, Schildern und in Ihrer Anleitung dieselben Bereichsnamen. Beschreiben Sie, ob der Arbeitsplatz für konzentriertes Arbeiten oder Zusammenarbeit gedacht ist und welche Ausstattung vorhanden ist. Ein freier Arbeitsplatz ist nicht unbedingt für die heutige Aufgabe geeignet.
MyDesk Schreibtischbuchung zeigt Arbeitsplätze auf einem digitalen Grundriss und lässt sich an Ihre Bereiche und Buchungsregeln anpassen. Klären Sie die konkrete Konfiguration mit MyDesk. Ein Bereichsname setzt Ihre Vereinbarungen zu Gesprächen und Telefonaten nicht automatisch durch.
Vereinbaren Sie auch, was bei Änderungen im Tagesverlauf geschieht
- Verlegen Sie Anrufe und gemeinsame Diskussionen in einen geeigneten Bereich.
- Überprüfen Sie die Verfügbarkeit des Platzes, bevor Sie den Bereich wechseln, und befolgen Sie Ihre Buchungsroutine.
- Vereinbaren Sie eine Alternative, falls alle geeigneten Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten belegt sind.
Vermeiden Sie eine Regel, die nur besagt, was Mitarbeiter nicht tun dürfen. Ein Kollege mit einem unerwarteten Meeting muss wissen, wo das Gespräch stattfinden kann. Vereinbaren Sie auch, wer hilft, wenn der richtige Platz immer wieder fehlt.
Testen Sie die Zonen und korrigieren Sie die Vereinbarungen, die nicht funktionieren
Beginnen Sie in einem abgegrenzten Bereich und vereinbaren Sie einen Termin zur Auswertung. Fragen Sie sowohl Menschen, die Ruhe suchen, als auch diejenigen, die zusammenarbeiten: War der Bereich leicht zu finden? Entsprachen Ausstattung und Verhalten der Beschreibung? Gab es eine brauchbare Alternative?
Betrachten Sie wiederkehrende Probleme, statt einzelne Kollegen zu beurteilen. Häufige Arbeitsplatzwechsel können auf unklare Beschreibungen oder eine unausgewogene Verteilung der Arbeitsplatztypen hinweisen. Aktualisieren Sie Beschilderung, Anleitung und Buchungsangaben gemeinsam. Mitarbeitende sollen passend zu ihrer Aufgabe wählen können und wissen, was erwartet wird.
Entdecken Sie Arbeitsplatzwahl und Bereiche in MyDesk Schreibtischbuchung.
Lesen Sie mehr über die Kombination von festen und flexiblen Plätzen.
Nutzen Sie die Checkliste, wenn sich der Bürogrundriss ändert.