Hva betyr en stillesone hos dere?
En stillesone er et område der felles avtaler gir rom for individuelt arbeid uten samtaler ved skrivebordene. En samarbeidssone er et område der samtaler er forventet. Navnene er bare nyttige hvis medarbeiderne vet hva de betyr i praksis.
Avtal om korte spørsmål er tillatt, hvor telefonsamtaler foregår, og hvor man går for lengre samtaler. Skriv avtalen kort og konkret. Et hodesett gjør ikke et nettmøte lydløst for kollegene ved siden av.
Plasser sonene ut fra den faktiske arbeidshverdagen
Gå gjennom kontoret på en vanlig arbeidsdag. Undersøk hvor folk snakker og passerer: ved kaffemaskinen, resepsjonen, skriveren eller en passasje mellom teamene. En stillesone ved en travel gang krever mer enn et nytt skilt.
Test plasseringen med dem som skal bruke området. Hvis lyd fortsatt forstyrrer, må dere vurdere den fysiske innredningen og eventuelt få faglig hjelp. Booking og atferdsregler kan ikke i seg selv dokumentere eller løse et akustisk problem.
Gjør valget tydelig før medarbeideren booker
Bruk de samme områdenavnene på plantegninger, skilt og i veiledningen. Beskriv om arbeidsplassen er beregnet på konsentrert arbeid eller samarbeid, og hvilket utstyr som finnes. En ledig plass er ikke nødvendigvis egnet for dagens oppgave.
MyDesk skrivebordsbooking viser arbeidsplasser på en digital plantegning og kan tilpasses områdene og bookingreglene deres. Avklar det konkrete oppsettet med MyDesk. Et områdenavn håndhever ikke automatisk avtalene deres om samtaler og telefonsamtaler.
Avtal også hva dere gjør når planene endres i løpet av dagen
- Flytt samtaler og felles diskusjoner til et egnet område.
- Kontroller at plassen er tilgjengelig før du bytter område, og følg bookingrutinen deres.
- Avtal et alternativ hvis alle egnede plasser for konsentrert arbeid er opptatt.
Unngå en regel som kun sier hva ansatte ikke har lov til. En kollega med et uventet møte må vite hvor samtalen kan finne sted. Avtal også hvem som skal hjelpe når riktig type plass gjentatte ganger mangler.
Test sonene og juster avtaler som ikke fungerer
Start i et avgrenset område og avtal et tidspunkt for oppfølging. Spør både dem som ønsker arbeidsro, og dem som samarbeider: Var området lett å finne? Stemte utstyr og atferd med beskrivelsen? Fantes det et brukbart alternativ?
Se på gjentatte problemer fremfor å bedømme enkeltkolleger. Mange plassbytter kan tyde på uklare beskrivelser eller en skjev fordeling av ulike typer arbeidsplasser. Oppdater skilting, veiledning og bookinginformasjon sammen. Målet er at medarbeideren kan velge ut fra oppgaven sin og vite hva som forventes.
Se valg av arbeidsplass og områder i MyDesk skrivebordsbooking.