Hvad betyder en stillezone hos jer?
En stillezone er et område, hvor de fælles aftaler giver plads til individuelt arbejde uden samtaler ved bordene. En samarbejdszone er et område, hvor dialog er forventet. Navnene er kun nyttige, hvis medarbejderne ved, hvad de betyder i praksis.
Aftal, om korte spørgsmål er tilladt, hvor opkald foregår, og hvor man går hen til en længere samtale. Skriv aftalen kort og konkret. Et headset gør ikke et onlinemøde lydløst for kollegerne ved siden af.
Placér zonerne efter den faktiske hverdag
Gå kontoret igennem på en almindelig arbejdsdag. Undersøg, hvor samtaler og gennemgang opstår: ved kaffemaskinen, receptionen, printeren eller en passage mellem teams. En stillezone ved en travl gang kræver mere end et nyt skilt.
Afprøv placeringen med dem, der skal bruge området. Hvis lyd stadig forstyrrer, skal I vurdere den fysiske indretning og eventuelt få faglig hjælp. Booking og adfærdsregler kan ikke i sig selv dokumentere eller løse et akustisk problem.
Gør valget tydeligt før medarbejderen booker
Brug de samme områdenavne på plantegning, skilte og i jeres vejledning. Beskriv, om pladsen er beregnet til fordybelse eller samarbejde, og hvilket udstyr der findes. En ledig plads er ikke nødvendigvis egnet til dagens opgave.
MyDesk skrivebordsbooking viser pladser på en digital plantegning og kan tilpasses jeres områder og bookingregler. Afklar den konkrete opsætning med MyDesk. Et områdenavn er ikke en automatisk håndhævelse af jeres aftaler om samtaler og opkald.
Aftal også, hvad man gør, når dagen ændrer sig
- Flyt opkald og fælles drøftelser til et egnet område.
- Kontrollér pladsens tilgængelighed, før du skifter område, og følg jeres bookingrutine.
- Aftal et alternativ, hvis alle egnede fokuspladser er optaget.
Undgå en regel, der kun siger, hvad medarbejderne ikke må. En kollega med et uventet møde skal vide, hvor samtalen kan foregå. Aftal også, hvem der hjælper, når der gentagne gange mangler den rigtige type plads.
Test zonerne og ret de aftaler, der ikke fungerer
Start i et afgrænset område og aftal et tidspunkt for opfølgning. Spørg både dem, der søger ro, og dem, der samarbejder: Var området let at finde? Passede udstyr og adfærd til beskrivelsen? Var der et brugbart alternativ?
Se på gentagne problemer frem for at bedømme enkelte kolleger. Mange flytninger kan pege på uklare beskrivelser eller en skæv fordeling af pladstyper. Ret skiltning, vejledning og bookingoplysninger sammen. Målet er, at medarbejderen kan vælge ud fra sin opgave og vide, hvad der forventes.
Se pladsvalg og områder i MyDesk skrivebordsbooking.