Vad innebär en tyst zon hos er?
En tyst zon är ett område där gemensamma överenskommelser ger utrymme för individuellt arbete utan samtal vid skrivborden. En samarbetszon är ett område där samtal förväntas. Namnen är bara användbara om medarbetarna vet vad de betyder i praktiken.
Kom överens om korta frågor är tillåtna, var telefonsamtal ska ske och vart man går för längre samtal. Skriv överenskommelsen kort och konkret. Ett headset gör inte ett onlinemöte tyst för kollegorna bredvid.
Placera zonerna utifrån den faktiska arbetsdagen
Gå runt på kontoret en vanlig arbetsdag. Undersök var människor samtalar och passerar: vid kaffemaskinen, receptionen, skrivaren eller en passage mellan teamen. En tyst zon vid ett välbesökt gångstråk kräver mer än en ny skylt.
Testa placeringen med dem som ska använda området. Om ljud fortfarande stör behöver ni bedöma den fysiska utformningen och vid behov ta hjälp av en fackkunnig. Bokning och uppföranderegler kan inte i sig dokumentera eller lösa ett akustiskt problem.
Gör valet tydligt innan medarbetaren bokar
Använd samma områdesnamn på planritningar, skyltar och i er vägledning. Beskriv om arbetsplatsen är avsedd för koncentrerat arbete eller samarbete och vilken utrustning som finns. En ledig plats är inte nödvändigtvis lämplig för dagens uppgift.
MyDesk skrivbordsbokning visar arbetsplatser på en digital planritning och kan anpassas till era områden och bokningsregler. Stäm av den konkreta konfigurationen med MyDesk. Ett områdesnamn innebär inte att era överenskommelser om samtal och telefonsamtal efterlevs automatiskt.
Bestäm också vad ni gör när planerna ändras under dagen
- Flytta samtal och gemensamma diskussioner till ett lämpligt område.
- Kontrollera att platsen är tillgänglig innan du byter område och följ er bokningsrutin.
- Kom överens om ett alternativ om alla lämpliga platser för koncentrerat arbete är upptagna.
Undvik regler som bara säger vad medarbetarna inte får göra. En kollega med ett oväntat möte behöver veta var samtalet kan äga rum. Bestäm också vem som hjälper till när rätt typ av arbetsplats återkommande saknas.
Testa zonerna och ändra överenskommelser som inte fungerar
Börja i ett avgränsat område och bestäm en tid för uppföljning. Fråga både dem som söker arbetsro och dem som samarbetar: Var området lätt att hitta? Stämde utrustningen och beteendet med beskrivningen? Fanns det ett fungerande alternativ?
Titta på återkommande problem i stället för att bedöma enskilda kollegor. Många platsbyten kan tyda på otydliga beskrivningar eller en skev fördelning av olika typer av arbetsplatser. Uppdatera skyltning, vägledning och bokningsinformation tillsammans. Målet är att medarbetaren ska kunna välja utifrån sin uppgift och veta vad som förväntas.
Se val av arbetsplats och områden i MyDesk skrivbordsbokning.