Que signifie une zone calme chez vous ?
Une zone calme est un espace où les règles communes permettent de travailler individuellement sans conversations aux postes de travail. Dans une zone de collaboration, les échanges sont attendus. Ces noms ne sont utiles que si les employés savent ce qu’ils signifient en pratique.
Convenez si les questions brèves sont autorisées, où passer les appels et où aller pour une conversation plus longue. Formulez la règle de manière courte et concrète. Un casque ne rend pas une réunion en ligne silencieuse pour les collègues à côté.
Placez les zones selon les activités réelles du quotidien
Parcourez les bureaux un jour de travail ordinaire. Repérez les conversations et les passages : près de la machine à café, de l’accueil, de l’imprimante ou entre les équipes. Une zone calme près d’un passage fréquenté exige plus qu’un nouveau panneau.
Testez l’emplacement avec les personnes qui utiliseront la zone. Si le bruit reste gênant, évaluez l’aménagement physique et faites appel à un spécialiste si nécessaire. Les réservations et les règles de conduite ne suffisent pas à établir ni à résoudre un problème acoustique.
Clarifiez les options avant la réservation du poste
Utilisez les mêmes noms de zones sur les plans, les panneaux et dans vos consignes. Précisez si le poste est destiné au travail concentré ou à la collaboration, et quel équipement est disponible. Un poste libre ne convient pas forcément à la tâche du jour.
La réservation de postes MyDesk affiche les postes sur un plan numérique et peut être adaptée à vos zones et règles de réservation. Confirmez la configuration précise avec MyDesk. Le nom d’une zone ne fait pas automatiquement respecter vos règles sur les conversations et les appels.
Convenez aussi de la marche à suivre si les plans changent
- Déplacez les appels et les discussions de groupe vers une zone adaptée.
- Vérifiez la disponibilité du poste avant de changer de zone et suivez votre procédure de réservation.
- Prévoyez une alternative si tous les postes adaptés au travail concentré sont occupés.
Évitez les règles qui indiquent uniquement ce qui est interdit. Un collègue ayant une réunion imprévue doit savoir où la conversation peut avoir lieu. Convenez aussi de la personne qui aidera lorsque le type de poste recherché manque régulièrement.
Testez les zones et ajustez les règles qui ne fonctionnent pas
Commencez dans une zone délimitée et fixez une date de bilan. Interrogez ceux qui recherchent le calme comme ceux qui collaborent : la zone était-elle facile à trouver ? L’équipement et les comportements correspondaient-ils à la description ? Existait-il une alternative utilisable ?
Examinez les problèmes récurrents plutôt que de juger les collègues individuellement. Des changements fréquents de poste peuvent révéler des descriptions peu claires ou une répartition déséquilibrée des types de postes. Mettez à jour ensemble la signalisation, les consignes et les informations de réservation. Chaque employé doit pouvoir choisir selon sa tâche et savoir ce qui est attendu.
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Découvrez comment combiner postes attitrés et postes flexibles.
Utilisez la liste de contrôle lorsque le plan des bureaux change.