Wird ein Schreibtisch versetzt, muss der Plan folgen
Eine Person bucht Platz 18 in der Nähe ihres Teams. Bei der Ankunft steht der Tisch am anderen Ende der Etage. Die Buchung stimmt, doch der Grundriss zeigt das Büro von gestern. Auch kleine Änderungen erfordern daher eine Absprache darüber, wer Plan und Buchungsangaben aktualisiert.
MyDesk beschreibt eine Lösung, bei der Mitarbeitende einen Arbeitsplatz auf einem digitalen Grundriss auswählen. MyDesk hilft bei Zeichnung, Einrichtung und Pflege. Senden Sie eine gebündelte Änderungsbeschreibung und vereinbaren Sie Zeitpunkt und Prüfung, damit Einrichtung und Buchungsansicht übereinstimmen.
Markieren Sie, was sich tatsächlich ändert
- Nutzen Sie die neueste Zeichnung und markieren Sie versetzte, neue und entfernte Schreibtische getrennt.
- Geben Sie Standort, Etage, Bereich und betroffene Platznummern an.
- Geben Sie an, ob ein Schreibtisch seine Identität behält oder einen anderen Arbeitsplatz ersetzt.
- Nehmen Sie Änderungen an Bereichsnamen, Ausstattung oder Zugangsregeln auf, wenn sie die Platzauswahl beeinflussen.
Ein Foto kann ein Detail erklären, sollte aber nicht die einzige Änderungsgrundlage sein. Schreiben Sie beispielsweise, dass Platz 18 vom Fenster in den Teambereich verlegt wird und Platz 24 entfällt. Das ist eindeutiger als die Angabe, dass die Tische umgestellt wurden.
Klären Sie bestehende und zukünftige Buchungen
Prüfen Sie, ob betroffene Plätze nach dem Änderungsdatum bereits reserviert sind. Vereinbaren Sie den Umgang mit diesen Buchungen und wer die Mitarbeitenden informiert. Eine korrigierte Markierung im Plan belegt allein nicht, dass eine Reservierung verlegt oder storniert wurde.
Ist ein Bereich während des Umbaus nicht nutzbar, klären Sie den Umgang damit in Ihrer Konfiguration. Versprechen Sie keinen verfügbaren Arbeitsplatz, bevor der tatsächliche Platz und seine Buchungsangaben geprüft sind.
Plan, Arbeitsplatz und Buchung gemeinsam testen
Benennen Sie eine Kontaktperson vor Ort, die den aktualisierten Plan mit dem Büro abgleicht. Suchen Sie einen geänderten Arbeitsplatz im Plan, prüfen Sie Namen und Nummer am Tisch und testen Sie eine Buchung über den üblichen Kanal. Prüfen Sie auch Datum, Bereich und relevante Einschränkungen.
Prüfen Sie mindestens einen versetzten, einen neuen und einen entfernten Arbeitsplatz, soweit diese Änderungen vorkommen. Ein entfernter Platz darf nicht weiterhin als regulär verfügbarer Arbeitsplatz auswählbar sein. Prüfen Sie das Ergebnis mit der zuständigen Person, statt gleichzeitige Aktualisierung aller Ansichten vorauszusetzen.
Geben Sie Ihren Kollegen eine kurze Nachricht
Erklären Sie, was sich ab welchem Datum ändert und wo die aktualisierte Übersicht zu finden ist. Nennen Sie betroffene Buchungen und eine Kontaktmöglichkeit bei Fehlern. Speichern Sie den freigegebenen Plan mit Datum und kurzer Änderungsliste, damit die nächste Aktualisierung auf der richtigen Version aufbaut.
Erfahren Sie, wie MyDesk bei Grundrissen und Arbeitsplatzbuchungen hilft.
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