Wat betekent een stiltezone bij u op kantoor?
Een stiltezone is een gebied waar gezamenlijke afspraken individueel werk zonder gesprekken aan de bureaus mogelijk maken. In een samenwerkingszone worden gesprekken verwacht. De namen helpen alleen als medewerkers weten wat ze in de praktijk betekenen.
Spreek af of korte vragen zijn toegestaan, waar u belt en waar u naartoe gaat voor een langer gesprek. Leg de afspraak kort en concreet vast. Een headset maakt een online vergadering niet stil voor de collega’s ernaast.
Plaats de zones op basis van de dagelijkse activiteiten
Loop op een gewone werkdag door het kantoor. Kijk waar mensen praten en langslopen: bij de koffieautomaat, de receptie, de printer of een doorgang tussen teams. Een stiltezone naast een drukke looproute vraagt om meer dan een nieuw bord.
Test de locatie met de mensen die de zone gaan gebruiken. Als geluid blijft storen, beoordeel dan de fysieke inrichting en vraag zo nodig deskundige hulp. Reserveringen en gedragsregels kunnen op zichzelf een akoestisch probleem niet aantonen of oplossen.
Maak de keuze duidelijk voordat de medewerker boekt
Gebruik dezelfde zonenamen op plattegronden, borden en in uw instructies. Beschrijf of de werkplek bedoeld is voor geconcentreerd werk of samenwerking en welke apparatuur er is. Een vrije werkplek is niet per se geschikt voor de taak van vandaag.
MyDesk bureauboeking toont werkplekken op een digitale plattegrond en kan worden aangepast aan uw zones en boekingsregels. Stem de concrete configuratie af met MyDesk. Een zonenaam handhaaft uw afspraken over gesprekken en telefoontjes niet automatisch.
Spreek ook af wat u doet als plannen gedurende de dag veranderen
- Verplaats telefoontjes en groepsgesprekken naar een geschikte zone.
- Controleer of de werkplek beschikbaar is voordat u van zone wisselt en volg uw boekingsprocedure.
- Spreek een alternatief af als alle geschikte werkplekken voor geconcentreerd werk bezet zijn.
Vermijd regels die alleen zeggen wat medewerkers niet mogen doen. Een collega met een onverwachte vergadering moet weten waar het gesprek kan plaatsvinden. Spreek ook af wie helpt als de juiste soort werkplek herhaaldelijk ontbreekt.
Test de zones en pas afspraken aan die niet werken
Begin in een afgebakende zone en spreek een moment voor evaluatie af. Vraag zowel de mensen die rust zoeken als degenen die samenwerken: Was de zone makkelijk te vinden? Pasten de apparatuur en het gedrag bij de beschrijving? Was er een bruikbaar alternatief?
Kijk naar terugkerende problemen in plaats van individuele collega’s te beoordelen. Veel wisselingen van werkplek kunnen wijzen op onduidelijke beschrijvingen of een scheve verdeling van werkplektypen. Werk bewegwijzering, instructies en boekingsinformatie samen bij. Het doel is dat medewerkers op basis van hun taak kunnen kiezen en weten wat er verwacht wordt.
Bekijk de keuze van werkplekken en zones in MyDesk bureauboeking.
Lees meer over het combineren van vaste en flexibele plekken.
Gebruik de checklist als de plattegrond van het kantoor verandert.