Was sollte für ein Hybrid-Meeting bereit sein?
Bei einem Hybrid-Meeting sitzen einige Teilnehmer zusammen, während andere remote teilnehmen. Bereiten Sie sowohl den Raum als auch die digitale Verbindung vor. Ein leerer Stuhl und ein Meeting-Link reichen nicht aus, um sicherzustellen, dass jeder zuhören, sehen und beitragen kann.
- Ein Raum mit ausreichend Platz für die Teilnehmenden vor Ort.
- Ton und Kamera passend zum Raum.
- Ein Meeting-Link und gemeinsamer Zugriff auf das Material.
- Eine Moderation, die online zugeschaltete Personen einbezieht.
- Ein vereinbarter Plan für den Fall, dass die Verbindung oder das Gerät ausfällt.
Wählen Sie den Raum entsprechend der Aufgabe aus
Berücksichtigen Sie bei der Wahl der Raumgröße diejenigen, die tatsächlich ins Büro kommen. Anschließend klären Sie den Bedarf an Kamera, Mikrofon, Bildschirm und Anschlüssen. Eine Präsentation und ein Workshop können unterschiedliche Setups erfordern. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer sowohl einander als auch die Inhalte, mit denen Sie arbeiten möchten, sehen können.
Testen Sie die Verbindung von beiden Seiten
Testen Sie den Raum vor dem Meeting mit einer Person, die von einem anderen Standort teilnimmt. Sprechen Sie von den vorgesehenen Plätzen aus, teilen Sie eine Präsentation und fragen Sie, was hörbar und lesbar ist. Beachten Sie die Audioanleitung des Raums, damit sich mehrere aktive Mikrofone und Lautsprecher nicht gegenseitig stören.
Ein Test am eigenen Computer allein bestätigt nicht, dass der gesamte Raum funktioniert. Überprüfen Sie die Ausrüstung und die Verbindung, die für das eigentliche Meeting verwendet werden, und planen Sie Zeit ein, um bei Fehlern Hilfe zu erhalten.
Beziehen Sie online zugeschaltete Personen ein
Teilen Sie die Tagesordnung und die Materialien im Voraus mit. Ernennen Sie einen Meetingleiter, der die Redezeit verteilt und die Fragen der Remote-Teilnehmer im Auge behält. Wiederholen Sie relevante Kommentare aus dem Raum, wenn diese nicht gehört werden konnten, und nutzen Sie für Entscheidungen ein gemeinsames digitales Dokument statt nur ein physisches Whiteboard.
Vereinbaren Sie einen Plan für den Fall technischer Probleme
Legen Sie fest, wer den Support kontaktiert und wie Teilnehmende über Änderungen informiert werden. Kann das Meeting mit einer anderen freigegebenen Verbindung oder in einem anderen Raum fortgesetzt werden, oder sollte es verschoben werden? Halten Sie die Kontaktdaten bereit, damit die Moderation nicht gleichzeitig Fehler beheben und das Gespräch leiten muss.
Prüfen Sie Raum und Einladung gemeinsam
Mit MyDesk können Sie Besprechungsräume in Outlook, Teams, mobil oder im Web finden und reservieren. Prüfen Sie dennoch, ob Raum und Ausstattung zum Meeting passen. Die Buchung ersetzt keinen Test von Ton, Bild und Zugang der Teilnehmenden.
Besprechungsraumbuchung mit MyDesk entdecken.