Wat moet er klaar zijn voor een hybride vergadering?
Bij een hybride vergadering zitten sommige deelnemers bij elkaar, terwijl anderen op afstand deelnemen. Bereid zowel de kamer als de digitale verbinding voor. Een lege stoel en een vergaderlink zijn niet voldoende om ervoor te zorgen dat iedereen kan horen, zien en bijdragen.
- Een vergaderruimte met voldoende plaats voor de aanwezigen.
- Geluid en camera passend bij de ruimte.
- Een vergaderlink en gedeelde toegang tot het materiaal.
- Een vergaderleider die de deelnemers op afstand betrekt.
- Een afgesproken plan als de verbinding of apparatuur uitvalt.
Kies de ruimte op basis van de activiteit
Tel degenen mee die daadwerkelijk naar kantoor komen bij het kiezen van de grootte van de kamer. Maak vervolgens duidelijk wat de behoefte is aan camera, microfoon, scherm en aansluitingen. Een presentatie en een workshop kunnen verschillende opstellingen vereisen. Controleer of de deelnemers elkaar en de inhoud waarmee u wilt werken, kunnen zien.
Test vanaf beide zijden van de verbinding
Test de ruimte vóór de vergadering met een collega die vanaf een andere locatie deelneemt. Spreek vanaf de geplande zitplaatsen, deel een presentatie en vraag wat hoorbaar en leesbaar is. Volg de audio-instructies van de ruimte zodat meerdere actieve microfoons en luidsprekers elkaar niet storen.
Een test op uw eigen computer bevestigt op zichzelf niet dat de hele vergaderruimte werkt. Controleer de apparatuur en verbinding die u tijdens de vergadering gaat gebruiken en plan tijd in om hulp te krijgen bij storingen.
Betrek deelnemers op afstand bij het gesprek
Deel de agenda en materialen vooraf. Stel een vergaderleider aan die de spreektijd verdeelt en vragen van deelnemers op afstand in de gaten houdt. Herhaal relevante opmerkingen uit de zaal als ze niet konden worden gehoord, en gebruik een gedeeld digitaal document voor beslissingen in plaats van alleen een fysiek whiteboard.
Maak afspraken over een plan bij technische problemen
Spreek af wie contact opneemt met de ondersteuning en hoe deelnemers over wijzigingen worden geïnformeerd. Kan de vergadering doorgaan via een andere goedgekeurde verbinding of in een andere ruimte, of moet deze worden uitgesteld? Houd de contactgegevens bij de hand zodat de gespreksleider niet tegelijk storingen hoeft op te lossen en het gesprek moet leiden.
Controleer locatie en uitnodiging samen
Met MyDesk kunt u vergaderruimtes vinden en reserveren in Outlook, Teams, op mobiel of op het web. Controleer of de ruimte en apparatuur bij de vergadering passen. De boeking vervangt geen test van geluid, beeld en toegang voor deelnemers.
Bekijk vergaderruimtes boeken met MyDesk.