¿Qué debería estar listo para una reunión híbrida?
En una reunión híbrida, algunas personas se reúnen en una sala y otras participan a distancia. Prepare tanto la sala como la conexión digital. Una silla libre y un enlace no bastan para que todos puedan oír, ver y contribuir.
- Una sala con espacio para quienes asisten en persona.
- Equipo de audio y cámara adecuados para la sala.
- Un enlace de reunión y acceso compartido al material.
- Un líder de reunión que involucra a los participantes a distancia.
- Un plan acordado en caso de que falle la conexión o el equipo.
Elija la sala según la actividad
Cuente a quienes acudirán a la oficina al elegir el tamaño de la sala. Después, compruebe las necesidades de cámara, micrófono, pantalla y conexiones. Una presentación y un taller pueden requerir disposiciones distintas. Compruebe que los participantes puedan verse entre sí y ver el contenido con el que van a trabajar.
Pruebe la conexión desde ambos lados
Pruebe la sala antes de la reunión con un colega que asista desde otro lugar. Hable desde los asientos que desee utilizar, comparta una presentación y pídale al colega que le cuente lo que se puede escuchar y leer. Siga la guía de sonido de la sala para que varios micrófonos y parlantes abiertos no interfieran entre sí.
Una prueba en su propia computadora no confirma por sí sola que toda la sala esté funcionando. Verifique el equipo y la conexión que se utilizarán para la reunión real y deje tiempo para obtener ayuda en caso de errores.
Dé voz a quienes participan a distancia
Comparta la agenda y los materiales con anticipación. Designe un líder de reunión que distribuya el tiempo de intervención y esté atento a las preguntas de los participantes remotos. Repita los comentarios relevantes de la sala si no se pudieron escuchar y utilice un documento digital compartido para tomar decisiones en lugar de solo una pizarra física.
Acuerde un plan ante problemas técnicos
Decida quién contactará con soporte y cómo se comunicarán los cambios. ¿Puede continuar la reunión con otra conexión aprobada o en otra sala, o conviene aplazarla? Tenga a mano la vía de contacto para que quien modera no tenga que resolver averías y dirigir la conversación al mismo tiempo.
Revise la sala y la invitación juntas
Con MyDesk puede buscar y reservar salas de reuniones en Outlook, Teams, desde el móvil o en la web. Compruebe que la sala y el equipo se ajusten a la reunión. La reserva no sustituye la prueba del audio, el vídeo y el acceso de los participantes.
Consulte la reserva de salas de reuniones de MyDesk.