Que faut-il préparer pour une réunion hybride ?
Dans une réunion hybride, certains participants sont assis ensemble, tandis que d'autres participent à distance. Préparez à la fois la salle et la connexion numérique. Une chaise vide et un lien de réunion ne suffisent pas pour garantir que chacun puisse entendre, voir et contribuer.
- Une salle assez grande pour les personnes présentes sur place.
- Son et caméra adaptés à la pièce.
- Un lien de réunion et un accès partagé aux documents.
- Un animateur de réunion qui implique les participants à distance.
- Un plan convenu en cas de panne de connexion ou d’équipement.
Choisissez la salle en fonction de la tâche
Comptez ceux qui viennent réellement au bureau pour choisir la taille de la pièce. Clarifiez ensuite le besoin en caméra, microphone, écran et connexions. Une présentation et un atelier peuvent nécessiter des configurations différentes. Vérifiez que les participants peuvent se voir ainsi que le contenu avec lequel vous souhaitez travailler.
Testez la connexion des deux côtés
Avant la réunion, testez la salle avec un collègue connecté depuis un autre lieu. Parlez depuis les places prévues, partagez une présentation et demandez ce qui est audible et lisible. Suivez les consignes audio de la salle pour éviter que plusieurs microphones et haut-parleurs actifs se perturbent.
Un test sur votre propre ordinateur ne suffit pas à confirmer que toute la pièce fonctionne. Vérifiez l'équipement et la connexion qui seront utilisés pour la réunion proprement dite et prévoyez du temps pour obtenir de l'aide en cas d'erreur.
Faites une place aux personnes à distance dans les échanges
Partagez l’ordre du jour et le matériel à l’avance. Nommez un animateur de réunion qui répartit le temps de parole et garde un œil sur les questions des participants distants. Répétez les commentaires pertinents de la salle s’ils ne peuvent pas être entendus et utilisez un document numérique partagé pour prendre des décisions plutôt qu’un simple tableau blanc physique.
Prévoyez une solution en cas de problème technique
Décidez qui contactera l’assistance et comment les participants seront informés des changements. La réunion peut-elle continuer avec une autre connexion approuvée ou dans une autre salle, ou faut-il la reporter ? Gardez les coordonnées utiles à portée de main pour que la personne qui anime n’ait pas à dépanner et à mener la discussion en même temps.
Vérifiez la salle et l’invitation ensemble
MyDesk permet de rechercher et de réserver des salles dans Outlook, Teams, sur mobile ou sur le Web. Vérifiez néanmoins que la salle et les équipements conviennent à la réunion. La réservation ne remplace pas un test du son, de l’image et de l’accès des participants.
Découvrez la réservation de salles avec MyDesk.