Hva skal være klart for et hybridmøte?
I et hybridmøte sitter noen deltakere sammen, mens andre deltar eksternt. Forbered både rommet og den digitale forbindelsen. En tom stol og en møtelenke er ikke nok til å sikre at alle kan høre, se og bidra.
- Et rom med plass til dem som deltar fysisk.
- Lyd og kamera som passer rommet.
- En møtelenke og delt tilgang til materialet.
- En møteleder som involverer dem som deltar på avstand.
- En avtalt plan dersom tilkoblingen eller utstyret svikter.
Velg rom etter oppgaven
Tell de som faktisk kommer til kontoret når du velger størrelse på rommet. Avklar deretter behovet for kamera, mikrofon, skjerm og tilkoblinger. En presentasjon og en workshop kan kreve ulike oppsett. Sjekk at deltakerne kan se både hverandre og innholdet du ønsker å jobbe med.
Test fra begge sider av tilkoblingen
Test rommet før møtet med en kollega som deltar fra et annet sted. Snakk fra plassene du vil bruke, del en presentasjon og be kollegaen fortelle hva som kan høres og leses. Følg rommets lydguide slik at flere åpne mikrofoner og høyttalere ikke forstyrrer hverandre.
En test på din egen datamaskin viser ikke i seg selv at hele rommet fungerer. Sjekk utstyret og forbindelsen som skal brukes under møtet, og sett av tid til å få hjelp ved feil.
Gi deltakerne på avstand en tydelig rolle i møtet
Del dagsorden og materiell på forhånd. Utpek en møteleder som fordeler taletiden og følger med på spørsmål fra deltakerne på avstand. Gjenta relevante kommentarer fra rommet hvis de ikke ble hørt, og bruk et felles digitalt dokument til beslutninger fremfor bare en fysisk tavle.
Bli enige om en plan ved tekniske problemer
Avtal hvem som kontakter support, og hvordan deltakerne får beskjed om endringer. Kan møtet fortsette med en annen godkjent forbindelse eller i et annet rom, eller bør det utsettes? Ha kontaktinformasjonen klar, slik at møtelederen slipper å feilsøke og lede samtalen samtidig.
Kontroller rom og invitasjon sammen
Med MyDesk møteromsbooking kan dere finne og reservere rom i Outlook, Teams, på mobil eller nett. Kontroller likevel at rommet og utstyret passer møtet. Bookingen erstatter ikke en test av lyd, bilde og deltakernes tilgang.