Afslut besøget, når gæsten går
Mødet er slut, og gæsten har afleveret sit kort. Alligevel står besøget stadig som aktivt i receptionens oversigt. Kortretur og udtjekning er to forskellige opgaver. En enkel afrejserutine gør det tydeligt, hvem der registrerer, at besøget er afsluttet.
I MyDesk følger gæsteoverblikket den registrerede ind- og udtjekning. Receptionen kan registrere afrejse på gæstens vegne. Aftal derfor, hvordan værten eller gæsten giver besked, og hvem der kontrollerer resultatet i den opsætning, I bruger.
Fordel de tre opgaver ved afrejse
- Værten eller gæsten giver besked om, at besøget er slut.
- Den ansvarlige registrerer udtjekning og kontrollerer besøgets status.
- Udleverede navne- og adgangskort afleveres og håndteres efter jeres aftalte rutine.
Skriv, hvor gæsten skal henvende sig, og hvad der gælder, når receptionen er lukket. En besked i invitationen hjælper kun, hvis den svarer til den faktiske arbejdsgang ved udgangen. Prøv forløbet med en kollega, før det bruges som fast instruktion.
Følg op på besøg, der stadig står som aktive
Aftal et passende tidspunkt for opfølgning på dagens registreringer. Start med at undersøge afvigelsen: Er gæsten stadig i huset, er besøget forlænget, eller mangler afrejsen at blive registreret? Kontakt værten, hvis status er uklar, frem for at antage, at alle er gået ved mødeinvitationens sluttid.
Ret den relevante registrering, når forløbet er afklaret, og kontrollér den nye status. En afsluttet kalenderaftale, et returneret kort og en udtjekket gæst er ikke nødvendigvis det samme. Besøgslisten afspejler registreringerne; den kan ikke alene bekræfte, hvem der fysisk befinder sig i bygningen.
Hold kortretur og adgang adskilt
Et visuelt gæstekort identificerer gæsten, men er ikke automatisk et adgangskort. Hvis I også udleverer kort til døre eller andre adgangspunkter, skal retur og den videre håndtering følge reglerne for jeres adgangssystem. Antag ikke, at udtjekning i gæstelisten alene ændrer et korts adgang.
Aftal, hvem der følger op på et manglende kort. Gør det muligt at afslutte registreringen korrekt, selv om kortreturen kræver særskilt opfølgning. Gem ikke en gæst som tilstedeværende alene for at huske, at et kort mangler.
Gennemgå undtagelserne med receptionen
Afprøv et normalt besøg, en gæst der går uden at give besked, og et besøg der varer længere end planlagt. Kontrollér, hvem der modtager beskeden, hvem der må rette status, og hvordan næste kollega kan se, hvad der mangler. Så bliver afslutningen en fælles rutine frem for noget, den enkelte skal gætte sig til.