Et møde er flyttet fra anden til tredje sal. Kalenderinvitationen er rettet, men kaffen står stadig foran det gamle lokale. Det er en lille fejl, som alligevel koster tid for både mødedeltagere og kantine.
En god bestillingsrutine gør det tydeligt, hvem der giver besked om ændringer, og hvilke oplysninger køkkenet skal bruge. Brug tjeklisten nedenfor som udgangspunkt, og tilpas den til jeres egen kantine og bestillingsfrister.
Inden du bestiller: få de vigtigste oplysninger på plads
- Antal: Hvor mange deltager fysisk? Tæl ikke deltagere på videolink med i madbestillingen.
- Sted: Angiv lokation og mødelokale, så leveringen ikke afhænger af, at køkkenet kender mødearrangøren.
- Tid: Skriv leveringstidspunktet. Et møde, der starter kl. 9, kan have brug for kaffe lidt før.
- Mad og drikke: Bestil antal for hver vare. Et heldagsmøde kan kræve flere leveringer.
- Praktiske hensyn: Afklar relevante kostbehov og fortæl, hvad køkkenet skal levere, uden at dele flere personoplysninger end nødvendigt.
- Betaling og ansvar: Angiv afdeling eller omkostningssted, hvis det kræves hos jer, og udpeg én kontaktperson.
Aftal også, om maden skal leveres, eller om I selv henter den. Hvis mødet kræver service, opdækning eller afrydning, skal det fremgå af bestillingen.
Brug kantinens frister – også ved ændringer
Der findes ikke én bestillingsfrist, som passer til alle kontorer. Kaffe til et kort møde og frokost til en workshop kan have forskellige frister. Tjek derfor reglerne for de varer, du faktisk bestiller.
Gør tre tidspunkter lette at finde: sidste frist for bestilling, sidste frist for ændring af antal og sidste frist for afbestilling. Afklar med kantinen, hvad der sker efter fristen. Maden kan allerede være købt ind eller tilberedt, selv om mødet endnu ikke er begyndt.
Gem bestillingsbekræftelsen dér, hvor mødearrangøren kan finde den igen. Den er nyttig, når en kollega skal overtage mødet eller følge op på en levering.
Når mødet ændrer sig: kontrollér selve bestillingen
En ændret kalenderinvitation er ikke i sig selv bevis for, at kantinen har fået den nye besked. Kontrollér bestillingen efter ændringen og følg den arbejdsgang, der gælder i jeres opsætning.
- Nyt lokale: Tjek, at leveringsstedet er opdateret, og at den nye lokation kan levere de bestilte varer.
- Nyt tidspunkt: Tjek leveringstiderne. En frokost skal ikke stå klar på det oprindelige tidspunkt, hvis mødet er rykket.
- Flere eller færre deltagere: Ret antal for de enkelte varer. Ti deltagere betyder ikke nødvendigvis ti portioner af alt.
- Aflysning: Kontrollér, at forplejningen også er afbestilt, og om afbestillingsfristen er overskredet.
Er ændringen tæt på levering, så brug kantinens aftalte kontaktvej. En gemt ændring i systemet hjælper ikke nødvendigvis køkkenet, hvis medarbejderne allerede er på vej med maden.
Et eksempel: fra tolv deltagere til otte
Du har bestilt tolv sandwich til et møde kl. 12. Fire deltagere melder afbud dagen før, og mødet flyttes til et mindre rum. Ret sandwichbestillingen til otte, opdatér leveringsstedet og kontrollér bekræftelsen.
Hvis fristen for ændringer er passeret, skal du afklare mulighederne med kantinen. Lov ikke deltagerne eller økonomiafdelingen, at ændringen fjerner udgiften, før det er bekræftet.
Sådan passer MyDesk ind i arbejdsgangen
Med MyDesk mødeforplejning kan bestilling af mad og drikke indgå i arbejdet med mødet. Den konkrete arbejdsgang afhænger af jeres opsætning, sortiment og leveringsregler.
Kombinér det med mødelokalebooking, så lokale og forplejning bliver planlagt sammen. Se også vores overblik over bestilling, levering og ændringer, hvis du vil forstå hele forløbet frem for kun bestillerens tjekliste.
Tre spørgsmål, I bør afklare internt
Hvem retter forplejningen, når arrangøren er fraværende?
Aftal en stedfortræder, og sørg for, at vedkommende kan finde bestillingen og kantinens kontaktoplysninger.
Hvordan ved vi, at ændringen er modtaget?
Brug den bekræftelse eller status, der gælder i jeres system. Ved en sen eller vigtig ændring kan en direkte aftale med kantinen være nødvendig.
Hvad gør vi med mad, der er bestilt, men ikke skal bruges?
Følg kantinens regler for håndtering og opbevaring. Aftal mulighederne med køkkenet; antag ikke, at tilberedt mad kan returneres eller bruges senere.
Den mest nyttige tjekliste er den, I kan bruge i en travl hverdag. Hold den kort, placér den ved bestillingsstedet, og ret den, når jeres rutiner ændrer sig.