Når bordet flytter, skal kortet følge med
En kollega booker plads 18 ved sit team. Ved ankomsten står bordet i den anden ende af etagen. Reservationen er rigtig, men plantegningen viser gårsdagens kontor. Små ændringer i indretningen kræver derfor en aftale om, hvem der opdaterer tegningen og de tilknyttede bookingoplysninger.
MyDesk beskriver en løsning, hvor medarbejderne vælger arbejdsplads på en digital plantegning, og hvor MyDesk hjælper med at tegne, opsætte og vedligeholde den. Send et samlet ændringsgrundlag, og aftal tidspunkt og kontrol, så den fysiske indretning og bookingvisningen passer sammen.
Markér det, der faktisk ændres
- Brug den seneste tegning, og markér flyttede, nye og fjernede borde hver for sig.
- Angiv lokation, etage, område og de berørte pladsnumre.
- Skriv, om et bord beholder sin identitet eller erstatter en anden plads.
- Medtag ændringer i områdenavne, udstyr eller adgangsregler, hvis de påvirker pladsvalget.
Et foto kan forklare en detalje, men bør ikke stå alene som ændringsgrundlag. Skriv eksempelvis, at plads 18 flyttes fra vinduet til teamområdet, mens plads 24 udgår. Det er mere entydigt end en besked om, at bordene er byttet rundt.
Afklar eksisterende og fremtidige bookinger
Kontrollér, om de berørte pladser allerede er reserveret efter ændringsdatoen. Aftal, hvordan de bookinger håndteres, og hvem der kontakter medarbejderne. En rettet markering på kortet er ikke i sig selv dokumentation for, at en reservation er flyttet eller annulleret.
Hvis et område ikke kan bruges under ombygningen, skal I afklare, hvordan det håndteres i jeres opsætning. Lov ikke medarbejderne en ledig plads, før både den fysiske plads og dens bookingoplysninger er kontrolleret.
Test kort, plads og booking som ét forløb
Udpeg en lokal kontakt, som kan sammenholde den opdaterede tegning med kontoret. Find en ændret plads på kortet, kontrollér navn og nummer ved bordet, og afprøv en booking i den kanal, medarbejderne normalt bruger. Kontrollér også dato, område og eventuelle relevante begrænsninger.
Gennemgå mindst én flyttet plads, én ny plads og én fjernet plads, når de findes i ændringen. En fjernet plads skal ikke fortsat kunne vælges som en almindelig ledig arbejdsplads. Tjek resultatet sammen med den ansvarlige for opsætningen frem for at antage, at alle visninger opdateres samtidig.
Giv kollegerne en kort besked
Fortæl, hvad der ændres, fra hvilken dato og hvor medarbejderne finder det opdaterede overblik. Nævn berørte reservationer og en kontaktvej ved fejl. Gem den godkendte tegning med dato og en kort ændringsliste, så næste opdatering tager udgangspunkt i den rigtige version.
Se, hvordan MyDesk hjælper med plantegning og skrivebordsbooking.