Quand un poste est déplacé, le plan doit suivre
Un collègue réserve le poste 18 près de son équipe. À son arrivée, le bureau se trouve à l’autre bout de l’étage. La réservation est correcte, mais le plan montre les locaux d’hier. Même un petit réaménagement demande donc de décider qui actualise le plan et les informations de réservation associées.
MyDesk décrit une solution où les collaborateurs choisissent un poste sur un plan numérique. MyDesk aide à dessiner, configurer et maintenir ce plan. Envoyez un descriptif regroupant les changements et convenez du calendrier et des contrôles pour faire correspondre l’aménagement et la vue de réservation.
Marquez ce qui change réellement
- Utilisez le dernier plan et marquez séparément les bureaux déplacés, ajoutés et retirés.
- Indiquez le site, l’étage, la zone et les numéros des postes concernés.
- Précisez si un bureau conserve son identité ou remplace un autre poste.
- Ajoutez les changements de noms de zones, de matériel ou de règles d’accès s’ils influent sur le choix du poste.
Une photo peut expliquer un détail, mais ne doit pas être le seul élément transmis. Précisez par exemple que le poste 18 quitte la fenêtre pour la zone de l’équipe et que le poste 24 est supprimé. C’est plus clair que d’indiquer simplement que les bureaux ont été déplacés.
Clarifiez les réservations existantes et futures
Vérifiez si les postes concernés sont déjà réservés après la date du changement. Décidez du traitement de ces réservations et de la personne qui préviendra les collaborateurs. Une marque corrigée sur le plan ne prouve pas à elle seule qu’une réservation a été déplacée ou annulée.
Si une zone est inutilisable pendant les travaux, précisez comment votre configuration doit le gérer. Ne promettez pas un poste disponible avant d’avoir contrôlé le poste physique et ses informations de réservation.
Testez ensemble le plan, le poste et la réservation
Désignez un contact sur place pour comparer le plan actualisé aux locaux. Trouvez un poste modifié sur le plan, vérifiez son nom et son numéro sur place et testez une réservation via le canal habituel. Vérifiez aussi la date, la zone et les restrictions pertinentes.
Vérifiez au moins un poste déplacé, un nouveau poste et un poste supprimé lorsque ces cas font partie du changement. Un poste supprimé ne doit plus être sélectionnable comme un poste disponible ordinaire. Contrôlez le résultat avec le responsable de la configuration sans supposer que toutes les vues changent simultanément.
Envoyez un court message à vos collègues
Expliquez ce qui change, à partir de quelle date et où trouver la vue actualisée. Mentionnez les réservations concernées et un contact en cas d’erreur. Conservez le plan validé avec sa date et une courte liste des changements pour que la prochaine mise à jour parte de la bonne version.
Découvrez comment MyDesk aide à gérer les plans et les réservations de postes.
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