Als een bureau verhuist, moet de plattegrond mee
Een collega boekt werkplek 18 bij het team. Bij aankomst staat het bureau aan de andere kant van de verdieping. De reservering klopt, maar de plattegrond toont het kantoor van gisteren. Ook kleine indelingswijzigingen vragen daarom afspraken over wie de tekening en de bijbehorende boekingsgegevens bijwerkt.
MyDesk beschrijft een oplossing waarbij medewerkers een werkplek op een digitale plattegrond kiezen. MyDesk helpt bij tekenen, instellen en onderhouden. Stuur één overzicht van de wijzigingen en spreek timing en controle af, zodat de fysieke indeling en de boekingsweergave overeenkomen.
Markeer wat er daadwerkelijk verandert
- Gebruik de nieuwste tekening en markeer verplaatste, nieuwe en verwijderde bureaus afzonderlijk.
- Vermeld locatie, verdieping, zone en de betrokken werkpleknummers.
- Geef aan of een bureau zijn identiteit behoudt of een andere werkplek vervangt.
- Neem wijzigingen in zonenamen, apparatuur of toegangsregels mee als ze de werkplekkeuze beïnvloeden.
Een foto kan een detail verduidelijken, maar hoort niet de enige wijzigingsinformatie te zijn. Schrijf bijvoorbeeld dat werkplek 18 van het raam naar de teamzone verhuist en werkplek 24 vervalt. Dat is duidelijker dan zeggen dat de bureaus zijn omgewisseld.
Bespreek bestaande en toekomstige boekingen
Controleer of de betrokken werkplekken na de wijzigingsdatum al gereserveerd zijn. Spreek af hoe u deze boekingen behandelt en wie medewerkers informeert. Een aangepaste markering op de plattegrond bewijst op zichzelf niet dat een reservering is verplaatst of geannuleerd.
Kan een zone tijdens de verbouwing niet worden gebruikt, spreek dan af hoe uw inrichting daarmee omgaat. Beloof pas een beschikbare werkplek als zowel de fysieke plek als de boekingsgegevens zijn gecontroleerd.
Test plattegrond, werkplek en boeking samen
Wijs een contactpersoon op kantoor aan die de bijgewerkte tekening met de werkelijke situatie vergelijkt. Zoek een gewijzigde werkplek op de kaart, controleer naam en nummer bij het bureau en probeer een boeking via het gebruikelijke kanaal. Controleer ook datum, zone en relevante beperkingen.
Controleer minstens één verplaatste, één nieuwe en één verwijderde werkplek als deze in de wijziging voorkomen. Een verwijderde werkplek mag niet als normale beschikbare plek selecteerbaar blijven. Controleer het resultaat met de beheerder in plaats van aan te nemen dat alle weergaven tegelijk worden bijgewerkt.
Geef collega's een kort bericht
Vertel wat er verandert, vanaf welke datum en waar medewerkers het bijgewerkte overzicht vinden. Noem betrokken reserveringen en een contact voor fouten. Bewaar de goedgekeurde tekening met datum en een korte wijzigingslijst, zodat de volgende update van de juiste versie uitgaat.
Bekijk hoe MyDesk helpt met plattegronden en werkplekreserveringen.