Når skrivebordet flyttes, må kartet følge med
En kollega booker plass 18 nær teamet sitt. Ved ankomst står skrivebordet i den andre enden av etasjen. Reservasjonen er riktig, men plantegningen viser gårsdagens kontor. Små endringer i innredningen krever derfor en avtale om hvem som oppdaterer tegningen og tilhørende bookingopplysninger.
MyDesk beskriver en løsning der medarbeidere velger arbeidsplass på en digital plantegning, og der MyDesk hjelper med tegning, oppsett og vedlikehold. Send et samlet endringsgrunnlag og avtal tidspunkt og kontroll, slik at fysisk innredning og bookingvisning stemmer overens.
Merk hva som faktisk endres
- Bruk den nyeste tegningen og marker flyttede, nye og fjernede skrivebord hver for seg.
- Oppgi lokasjon, etasje, område og berørte plassnumre.
- Oppgi om et skrivebord beholder identiteten sin eller erstatter en annen plass.
- Ta med endringer i områdenavn, utstyr eller tilgangsregler hvis de påvirker plassvalget.
Et bilde kan forklare en detalj, men bør ikke være det eneste endringsgrunnlaget. Skriv for eksempel at plass 18 flyttes fra vinduet til teamområdet, mens plass 24 fjernes. Det er tydeligere enn å skrive at bordene er flyttet rundt.
Avklar eksisterende og fremtidige bookinger
Kontroller om de berørte plassene allerede er reservert etter endringsdatoen. Avtal hvordan bookingene håndteres og hvem som kontakter medarbeiderne. En rettet markering på kartet dokumenterer ikke i seg selv at en reservasjon er flyttet eller kansellert.
Hvis et område ikke kan brukes under ombyggingen, må dere avklare hvordan det håndteres i oppsettet. Ikke lov medarbeiderne en ledig plass før både den fysiske plassen og bookingopplysningene er kontrollert.
Test kart, plass og booking som ett forløp
Utpek en lokal kontakt som kan sammenligne den oppdaterte tegningen med kontoret. Finn en endret plass på kartet, kontroller navn og nummer ved skrivebordet og test en booking i kanalen medarbeiderne vanligvis bruker. Kontroller også dato, område og relevante begrensninger.
Gå gjennom minst én flyttet plass, én ny plass og én fjernet plass når disse inngår i endringen. En fjernet plass skal ikke fortsatt kunne velges som en vanlig ledig arbeidsplass. Kontroller resultatet med den oppsettsansvarlige fremfor å anta at alle visninger oppdateres samtidig.
Gi kolleger en kort melding
Fortell hva som endres, fra hvilken dato og hvor medarbeiderne finner den oppdaterte oversikten. Nevn berørte reservasjoner og en kontaktvei ved feil. Lagre den godkjente tegningen med dato og en kort endringsliste, slik at neste oppdatering bygger på riktig versjon.
Se hvordan MyDesk hjelper med plantegning og skrivebordsbooking.