Was soll ein Pilotprojekt klären?
Ein Pilotprojekt zur Schreibtischbuchung ist ein begrenzter Test, bevor weitere Beschäftigte die Lösung nutzen. Dabei sollen Fehler in Einrichtung und Abläufen gefunden werden, solange sie sich noch überschaubar beheben lassen. Eine erfolgreiche Vorführung ersetzt keinen Test eines normalen Bürotags.
Teilnehmende und Rahmen festlegen
Wählen Sie einen Bereich und Personen mit unterschiedlichen Bedürfnissen: jemanden, der oft im Büro ist, eine Person mit wechselnder Anwesenheit und jemanden, der anderen hilft. Legen Sie Geräte und Buchungskanäle fest. MyDesk ermöglicht Schreibtischbuchungen in Outlook, Teams, mobil und im Web; testen Sie die Kanäle, die Sie tatsächlich nutzen werden.
Benennen Sie eine Person für die Fehlerbearbeitung und eine für die Entscheidung über den nächsten Schritt. Vereinbaren Sie Enddatum und Bewertungskriterien vor dem Start. Das Pilotprojekt muss keine bestimmte Einsparung nachweisen, sondern zeigen, ob Beschäftigte die vereinbarten Aufgaben erledigen können.
Den gesamten Ablauf mit realen Arbeitsplätzen testen
- Suchen und buchen Sie einen Schreibtisch für einen ausgewählten Bürotag. Prüfen Sie Datum, Bereich und Bestätigung.
- Gehen Sie zum Schreibtisch. Stimmen Platznummer, Standort und beschriebene Ausstattung mit der Realität überein?
- Ändern oder stornieren Sie die Reservierung nach Ihrem vorgesehenen Ablauf. Prüfen Sie das Ergebnis in der Buchungsübersicht.
- Lassen Sie eine weitere Person versuchen, denselben Schreibtisch für denselben Zeitraum zu buchen. Prüfen Sie, ob der Ablauf die bestehende Reservierung korrekt berücksichtigt.
- Testen Sie den Hilfeweg bei einem Fehler. Findet die Person den richtigen Kontakt und kann sie das Problem beschreiben?
Testen Sie mit dem regulären Zugang der Teilnehmer. Ein Administrator hat möglicherweise andere Möglichkeiten, sodass ein Test mit dem Administratorkonto allein nicht ausreicht. Nutzen Sie vereinbarte Testbuchungen und stornieren Sie diese im Anschluss.
Schreiben Sie Fehler, Fragen und Wünsche separat auf
Notieren Sie die konkrete Aufgabe, die Erwartung und das tatsächliche Ergebnis. Eine falsche Platznummer ist ein Fehler in den Grunddaten. Ein unklarer Stornierungsschritt kann bessere Anleitungen erfordern. Der Wunsch nach einer anderen Vergaberegel benötigt eine Entscheidung. Diese Probleme müssen nicht auf dieselbe Weise gelöst werden.
Speichern Sie nur die Informationen, die für die Nachverfolgung erforderlich sind. Vermeiden Sie Passwörter und überflüssige persönliche Daten in Screenshots und Fehlerlisten. Geben Sie für jedes Element den Verantwortlichen, die nächste Aktion und den Status an.
Vereinbaren Sie, wann Sie für den nächsten Bereich bereit sind
Ein praktisches Kriterium kann sein, dass Teilnehmende ohne Hilfe einen Arbeitsplatz buchen, finden und stornieren können und dass hinderliche Fehler behoben und erneut getestet wurden. Legen Sie eigene Kriterien fest, statt einen willkürlichen Prozentwert zu verwenden.
Beispiel: Alle können reservieren, doch mehrere Personen gehen zum falschen Schreibtisch, weil Lageplan und Beschilderung nicht übereinstimmen. Korrigieren Sie Plan oder Schilder und wiederholen Sie den Weg von der Reservierung zum Arbeitsplatz, bevor Sie den Umfang erweitern. Mehr abgeschlossene Buchungen beheben diesen Fehler nicht.
Erweitern Sie mit einer klaren Übergabe
Sammeln Sie die überarbeiteten Anleitungen, bekannten Einschränkungen und Supportkontakte. Informieren Sie die nächste Gruppe über Änderungen und Hilfeangebote. Behalten Sie beim Start eines neuen Bereichs dieselben Testaufgaben bei; Arbeitsplätze, Ausstattung und Zugänge können abweichen.
Entdecken Sie die Schreibtischbuchung von MyDesk.
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