Si se mueve un escritorio, actualice también el plano
Un compañero reserva el puesto 18 cerca de su equipo. Al llegar, el escritorio está al otro extremo de la planta. La reserva es correcta, pero el plano muestra la oficina de ayer. Los pequeños cambios de distribución requieren acordar quién actualiza el plano y los datos de reserva asociados.
MyDesk describe una solución en la que los empleados eligen un puesto en un plano digital y MyDesk ayuda a dibujarlo, configurarlo y mantenerlo. Envíe una descripción conjunta de los cambios y acuerde el momento y la comprobación para que la distribución física coincida con la vista de reservas.
Marque lo que realmente cambia
- Use el plano más reciente y marque por separado los escritorios trasladados, nuevos y retirados.
- Indique sede, planta, zona y números de puesto afectados.
- Indique si un escritorio conserva su identidad o sustituye a otro puesto.
- Incluya cambios en nombres de zonas, equipamiento o reglas de acceso si afectan a la selección de puestos.
Una foto puede explicar un detalle, pero no debe ser la única información del cambio. Por ejemplo, indique que el puesto 18 se traslada de la ventana a la zona del equipo y que se retira el puesto 24. Es más claro que decir que se han cambiado los escritorios de sitio.
Revise las reservas existentes y futuras
Compruebe si los puestos afectados tienen reservas después de la fecha del cambio. Acuerde cómo gestionarlas y quién avisará a los empleados. Corregir una marca en el plano no demuestra por sí solo que una reserva se haya trasladado o cancelado.
Si una zona no puede utilizarse durante las obras, aclare cómo se gestionará en su configuración. No prometa un puesto disponible hasta comprobar tanto el puesto físico como sus datos de reserva.
Pruebe juntos el plano, el puesto y la reserva
Designe un contacto en la oficina para comparar el plano actualizado con el espacio real. Localice un puesto modificado, compruebe el nombre y número en el escritorio y pruebe una reserva por el canal habitual. Revise también fecha, zona y restricciones relevantes.
Revise al menos un puesto trasladado, uno nuevo y uno retirado cuando formen parte del cambio. Un puesto retirado no debe seguir apareciendo como un puesto disponible normal. Compruebe el resultado con el responsable de la configuración sin dar por hecho que todas las vistas se actualizan a la vez.
Envíe un mensaje breve a sus colegas
Explique qué cambia, desde qué fecha y dónde consultar la información actualizada. Mencione las reservas afectadas y un contacto para comunicar errores. Guarde el plano aprobado con fecha y una breve lista de cambios para que la siguiente actualización parta de la versión correcta.
Vea cómo MyDesk ayuda con los planos y la reserva de puestos.