När skrivbordet flyttas måste kartan följa med
En kollega bokar plats 18 nära sitt team. Vid ankomsten står skrivbordet i andra änden av våningsplanet. Bokningen stämmer, men planritningen visar gårdagens kontor. Små möbleringsändringar kräver därför en överenskommelse om vem som uppdaterar ritningen och tillhörande bokningsuppgifter.
MyDesk beskriver en lösning där medarbetare väljer arbetsplats på en digital planritning och där MyDesk hjälper till att rita, konfigurera och underhålla den. Skicka ett samlat ändringsunderlag och bestäm tidpunkt och kontroll, så att möbleringen och bokningsvyn stämmer överens.
Markera vad som faktiskt förändras
- Använd den senaste ritningen och markera flyttade, nya och borttagna skrivbord var för sig.
- Ange kontor, våning, område och berörda platsnummer.
- Ange om ett skrivbord behåller sin identitet eller ersätter en annan plats.
- Inkludera ändringar i områdesnamn, utrustning eller åtkomstregler om de påverkar platsvalet.
Ett foto kan förklara en detalj men bör inte vara det enda ändringsunderlaget. Skriv exempelvis att plats 18 flyttas från fönstret till teamområdet medan plats 24 tas bort. Det är tydligare än att skriva att borden har flyttats runt.
Gå igenom befintliga och framtida bokningar
Kontrollera om de berörda platserna redan är bokade efter ändringsdatumet. Bestäm hur bokningarna hanteras och vem som kontaktar medarbetarna. En rättad markering på kartan bevisar inte i sig att en bokning har flyttats eller avbokats.
Om ett område inte kan användas under ombyggnaden behöver ni klargöra hur det hanteras i er konfiguration. Lova inte en ledig plats innan både den fysiska platsen och bokningsuppgifterna har kontrollerats.
Testa karta, plats och bokning tillsammans
Utse en kontakt på plats som jämför den uppdaterade ritningen med kontoret. Hitta en ändrad plats på kartan, kontrollera namn och nummer vid skrivbordet och prova en bokning i medarbetarnas vanliga kanal. Kontrollera även datum, område och relevanta begränsningar.
Gå igenom minst en flyttad, en ny och en borttagen plats när sådana ingår i ändringen. En borttagen plats ska inte längre kunna väljas som en vanlig ledig arbetsplats. Kontrollera resultatet med den konfigurationsansvarige i stället för att anta att alla vyer uppdateras samtidigt.
Ge kollegor ett kort meddelande
Berätta vad som förändras, från vilket datum och var anställda kan hitta den uppdaterade översikten. Nämn berörda bokningar och en kontaktmetod vid fel. Spara den godkända ritningen med datum och en kort lista över ändringar så att nästa uppdatering baseras på rätt version.
Se hur MyDesk hjälper till med planritning och skrivbordsbokning.