Zuerst den richtigen Ausweis ermitteln
Bitten Sie den Gast oder Gastgeber, den Empfang zu informieren, sobald der Ausweis fehlt. Suchen Sie den Besuchseintrag und prüfen Sie, welche Karten-ID ausgegeben wurde. Notieren Sie nach Ihrem internen Verfahren, wann der Verlust bemerkt wurde und wer sich darum kümmert.
Ein Name auf einem E-Ink-Display und eine Zutritts-ID sind unterschiedliche Angaben. Ist die Kartennummer unklar, muss die zuständige Person die Ausgabe prüfen. Verwenden Sie keine nur vermutete ID einer anderen Karte.
Klären, ob der Ausweis auch Zutritt gewährt
Ein Besucherausweis kann ein sichtbares Namensschild, eine Zutrittskarte oder beides sein. Der angezeigte Text sagt allein nicht aus, welche Türen die Karte öffnen kann. MyDesk-Besucherausweise und Ihr Zutrittssystem müssen daher entsprechend der tatsächlichen Einrichtung behandelt werden.
Kann die Karte Zutritt gewähren, muss der Empfang umgehend die für die Zutrittskontrolle zuständige Person nach dem internen Verfahren kontaktieren. Lassen Sie bestätigen, dass die richtige Karte im Zutrittssystem bearbeitet wurde. Gehen Sie nicht davon aus, dass Auschecken, ein geändertes Display oder ein neuer Ausweis die alte Karte automatisch sperrt.
Besuch, Ausweis und Zutritt getrennt behandeln
- Der Besuchsstatus beschreibt die erfasste Ankunft und Abreise.
- Der Karteneintrag zeigt, welche Karte ausgegeben oder zurückgegeben wurde.
- Die Zutrittsrechte bestimmen, wofür die Karte im Zutrittssystem verwendet werden kann.
Ein noch anwesender Gast darf nicht allein zur Kennzeichnung eines verlorenen Ausweises ausgecheckt werden. Ist der Gast gegangen, wird die Abreise nach dem vereinbarten Ablauf erfasst und die fehlende Karte separat nachverfolgt. Markieren Sie die Karte erst als zurückgegeben, wenn sie tatsächlich abgegeben wurde.
Nach Prüfung einen Ersatzausweis ausgeben
Klären Sie mit dem Gastgeber, ob der Besuch fortgesetzt wird und welchen Ausweis der Gast benötigt. Prüfen Sie die neue physische Karte und ihre ID, erfassen Sie die Ausgabe und erklären Sie, wo sie zurückzugeben ist. Etwaige Zutrittsrechte müssen separat genehmigt und geprüft werden.
Die MyDesk-Anleitung zur Kartenverwaltung beschreibt das Erfassen der Karten-ID, die Ausgabe, Rückgabefrist und Rückgabe. Nutzen Sie sie zusammen mit Ihrer internen Anweisung; sie ersetzt nicht das Verfahren Ihres Zutrittssystems bei Kartenverlust.
Festlegen, was bei Wiederauffinden geschieht
Ein gefundener Ausweis wird beim Empfang oder der für Karten zuständigen Person abgegeben. Legen Sie ihn nicht direkt zu den verfügbaren Karten. Prüfen Sie zunächst die bisherige Zuordnung, den angezeigten Text und etwaige Zutrittsrechte, bevor die zuständige Person ihn zur Wiederverwendung freigibt.
Halten Sie Kontaktperson, Ort der Erfassung und Übergabe beim Schichtwechsel in einem kurzen Ablauf fest. Testen Sie ihn mit einer Testkarte: Erkennt die nächste Person, welcher Ausweis fehlt, wer die Zutrittsrechte bearbeitet und ob der Ersatzausweis zurückgegeben wurde?
Zur Anleitung für Ausgabe und Erfassung von Besucherausweisen.
Lesen Sie mehr über die wiederverwendbaren E-Ink-Besucherausweise von MyDesk.
Lesen Sie auch über das Auschecken und die Pflege der Besucherliste.