Start med at finde det rigtige kort
Bed gæsten eller værten give receptionen besked, så snart kortet mangler. Find besøgets registrering, og kontrollér hvilket kort-ID der blev udleveret. Notér, hvornår tabet blev opdaget, og hvem der følger op, efter jeres lokale procedure.
Et navn på et E-Ink-display og et adgangs-ID er forskellige oplysninger. Hvis kortnummeret er uklart, skal den ansvarlige undersøge udleveringen. Gæt ikke på et andet korts ID.
Afklar om kortet også giver adgang
Et gæstekort kan være et synligt navneskilt, et adgangskort eller begge dele. Den viste tekst fortæller ikke i sig selv, hvilke døre kortet kan åbne. MyDesks gæstekort og jeres adgangssystem skal derfor håndteres efter den konkrete opsætning.
Kan kortet give adgang, skal receptionen straks kontakte den adgangsansvarlige efter virksomhedens procedure. Bed om bekræftelse på, at det rigtige kort er håndteret i adgangssystemet. Antag ikke, at udtjekning, en ændring af kortets display eller et nyt gæstekort automatisk spærrer det gamle.
Hold besøg, kort og adgang adskilt
- Besøgsstatus beskriver den registrerede ankomst og afrejse.
- Kortregistreringen viser, hvilket kort der er udleveret eller returneret.
- Adgangsrettigheder afgør, hvad kortet kan bruges til i adgangssystemet.
En gæst, der stadig er på besøg, skal ikke tjekkes ud alene for at markere et mistet kort. Er gæsten gået, registreres afrejsen efter den aftalte rutine, mens det manglende kort følges op særskilt. Markér ikke kortet som returneret, før det faktisk er afleveret.
Udlever et erstatningskort efter kontrol
Afklar med værten, om besøget fortsætter, og hvilket kort gæsten har brug for. Kontrollér det nye fysiske kort og dets ID, registrér udleveringen, og forklar hvor det skal afleveres. Eventuel adgang skal godkendes og kontrolleres særskilt.
I MyDesks guide til kortadministration beskrives registrering af kort-ID, udlevering, returfrist og returnering. Brug den sammen med jeres lokale instruktion; den erstatter ikke adgangssystemets procedure for et bortkommet kort.
Aftal hvad der sker, hvis kortet dukker op
Et fundet kort afleveres til receptionen eller den kortansvarlige. Læg det ikke direkte tilbage blandt de ledige kort. Kontrollér først den tidligere tilknytning, den viste tekst og eventuelle adgangsrettigheder, før den ansvarlige frigiver det til genbrug.
Skriv én kort rutine med kontaktperson, sted for registrering og overdragelse ved vagtskifte. Prøv den med et testkort: Kan næste kollega se, hvilket kort der mangler, hvem der håndterer adgang, og om erstatningskortet er afleveret?
Se guiden til udlevering og registrering af gæstekort.