Börja med att hitta rätt kort
Be besökaren eller värden meddela receptionen så snart kortet saknas. Hitta besöksregistreringen och kontrollera vilket kort-ID som lämnades ut. Anteckna när förlusten upptäcktes och vem som följer upp enligt er lokala rutin.
Ett namn på en E-Ink-skärm och ett passerkorts-ID är olika uppgifter. Om kortnumret är oklart ska den ansvariga undersöka utlämningen. Gissa inte på ett annat korts ID.
Ta reda på om kortet också ger tillträde
Ett besökskort kan vara en synlig namnbricka, ett passerkort eller båda delarna. Texten på skärmen visar inte i sig vilka dörrar kortet kan öppna. MyDesks besökskort och ert passersystem måste därför hanteras utifrån den faktiska konfigurationen.
Om kortet kan ge tillträde ska receptionen genast kontakta den som ansvarar för passersystemet enligt företagets rutin. Be om bekräftelse på att rätt kort har hanterats i passersystemet. Utgå inte från att utcheckning, ändrad skärmtext eller ett nytt besökskort automatiskt spärrar det gamla.
Håll besök, kort och behörigheter åtskilda
- Besöksstatus beskriver den registrerade ankomsten och avresan.
- Kortregistreringen visar vilket kort som lämnats ut eller återlämnats.
- Behörigheterna avgör vad kortet kan användas till i passersystemet.
En besökare som fortfarande är på besök ska inte checkas ut enbart för att markera ett tappat kort. Har besökaren gått registreras avresan enligt rutinen, medan det saknade kortet följs upp separat. Markera inte kortet som återlämnat förrän det faktiskt har lämnats tillbaka.
Lämna ut ett ersättningskort efter kontroll
Stäm av med värden om besöket fortsätter och vilket kort besökaren behöver. Kontrollera det nya fysiska kortet och dess ID, registrera utlämningen och förklara var det ska lämnas tillbaka. Eventuella behörigheter ska godkännas och kontrolleras separat.
MyDesks guide till kortadministration beskriver registrering av kort-ID, utlämning, sista återlämningsdag och återlämning. Använd den tillsammans med er lokala instruktion; den ersätter inte passersystemets rutin för ett borttappat kort.
Bestäm vad som händer om kortet hittas
Ett upphittat kort lämnas till receptionen eller den kortansvariga. Lägg det inte direkt bland de lediga korten. Kontrollera först tidigare koppling, skärmtext och eventuella behörigheter innan den ansvariga godkänner återanvändning.
Skriv en kort rutin med kontaktperson, plats för registrering och överlämning vid skiftbyte. Prova den med ett testkort: kan nästa kollega se vilket kort som saknas, vem som hanterar behörigheterna och om ersättningskortet har återlämnats?
Se guiden till utlämning och registrering av besökskort.