Empieza por identificar la tarjeta correcta
Pide al visitante o a su anfitrión que avise a recepción en cuanto falte la tarjeta. Busca el registro de la visita y comprueba qué ID de tarjeta se entregó. Anota cuándo se detectó la pérdida y quién hará el seguimiento, según vuestro procedimiento interno.
Un nombre en una pantalla E-Ink y un ID de acceso son datos distintos. Si el número de tarjeta no está claro, la persona responsable debe revisar la entrega. No adivines el ID de otra tarjeta.
Aclara si la tarjeta también permite el acceso
Una tarjeta de visitante puede ser una identificación visible, una tarjeta de acceso o ambas cosas. El texto de la pantalla no indica por sí solo qué puertas puede abrir. Las tarjetas de MyDesk y vuestro sistema de control de acceso deben gestionarse según la configuración real.
Si la tarjeta puede dar acceso, recepción debe contactar de inmediato con la persona responsable del control de acceso, siguiendo el procedimiento de la empresa. Pide confirmación de que se ha gestionado la tarjeta correcta en el sistema. No supongas que registrar la salida, cambiar la pantalla o entregar una tarjeta nueva bloquea automáticamente la anterior.
Separa visita, tarjeta y acceso
- El estado de la visita describe la llegada y la salida registradas.
- El registro de la tarjeta indica cuál se ha entregado o devuelto.
- Los permisos de acceso determinan para qué puede usarse la tarjeta en el sistema de control de acceso.
No registres la salida de un visitante que sigue en las instalaciones solo para indicar que ha perdido la tarjeta. Si ya se ha marchado, registra la salida según la rutina acordada y haz el seguimiento de la tarjeta por separado. No la marques como devuelta hasta que realmente se haya entregado.
Entrega una tarjeta de sustitución tras comprobarla
Confirma con el anfitrión si la visita continúa y qué tarjeta necesita el visitante. Comprueba la nueva tarjeta física y su ID, registra la entrega y explica dónde devolverla. Cualquier permiso de acceso debe aprobarse y comprobarse por separado.
La guía de administración de tarjetas de MyDesk describe el registro del ID, la entrega, el plazo de devolución y la devolución. Úsala junto con vuestras instrucciones internas; no sustituye el procedimiento del sistema de control de acceso ante una tarjeta perdida.
Acuerda qué hacer si aparece la tarjeta
Una tarjeta encontrada se entrega a recepción o a la persona responsable de las tarjetas. No la pongas directamente entre las disponibles. Antes de autorizar su reutilización, deben comprobarse la asignación anterior, el texto mostrado y los posibles permisos de acceso.
Escribe una rutina breve con la persona de contacto, dónde registrar la incidencia y el traspaso al cambiar de turno. Pruébala con una tarjeta de prueba: ¿puede el siguiente compañero ver qué tarjeta falta, quién gestiona el acceso y si se ha devuelto la tarjeta de sustitución?
Consulta la guía de entrega y registro de tarjetas de visitante.
Lee sobre las tarjetas de visitante E-Ink reutilizables de MyDesk.
Lee también sobre el registro de salida y el seguimiento de la lista de visitantes.