Commencez par identifier le bon badge
Demandez au visiteur ou à son hôte de prévenir l’accueil dès que le badge manque. Retrouvez l’enregistrement de la visite et vérifiez l’identifiant du badge remis. Notez quand la perte a été constatée et qui assurera le suivi, selon votre procédure interne.
Un nom sur un écran E-Ink et un identifiant d’accès sont deux informations différentes. Si le numéro du badge est incertain, la personne responsable doit vérifier la remise. Ne devinez pas l’identifiant d’un autre badge.
Vérifiez si le badge donne aussi accès aux locaux
Un badge visiteur peut être un badge nominatif visible, une carte d’accès ou les deux. Le texte affiché n’indique pas à lui seul quelles portes il permet d’ouvrir. Les badges MyDesk et votre système de contrôle d’accès doivent donc être gérés selon leur configuration réelle.
Si le badge peut donner accès aux locaux, l’accueil doit contacter immédiatement le responsable du contrôle d’accès selon la procédure de l’entreprise. Demandez confirmation que le bon badge a été traité dans le système d’accès. Ne supposez pas que l’enregistrement du départ, une modification de l’affichage ou un nouveau badge bloque automatiquement l’ancien.
Distinguez visite, badge et droits d’accès
- Le statut de la visite décrit l’arrivée et le départ enregistrés.
- L’enregistrement du badge indique quel badge a été remis ou rendu.
- Les droits d’accès déterminent à quoi le badge peut servir dans le système de contrôle d’accès.
Un visiteur toujours présent ne doit pas être enregistré comme parti uniquement pour signaler un badge perdu. S’il est parti, enregistrez son départ selon la procédure convenue et suivez séparément le badge manquant. Ne marquez pas le badge comme rendu avant sa restitution effective.
Remettez un badge de remplacement après vérification
Vérifiez avec l’hôte si la visite continue et quel badge est nécessaire. Contrôlez le nouveau badge physique et son identifiant, enregistrez sa remise et expliquez où le rendre. Les éventuels droits d’accès doivent être approuvés et vérifiés séparément.
Le guide MyDesk sur la gestion des badges décrit l’enregistrement de l’identifiant, la remise, le délai de retour et la restitution. Utilisez-le avec vos instructions internes ; il ne remplace pas la procédure du système de contrôle d’accès en cas de perte.
Prévoyez la marche à suivre si le badge est retrouvé
Un badge retrouvé doit être remis à l’accueil ou au responsable des badges. Ne le replacez pas directement parmi les badges disponibles. Vérifiez d’abord son ancienne attribution, le texte affiché et les éventuels droits d’accès avant que le responsable autorise sa réutilisation.
Rédigez une procédure courte précisant la personne à contacter, où enregistrer l’incident et la transmission lors des changements d’équipe. Testez-la avec un badge d’essai : le collègue suivant peut-il voir quel badge manque, qui gère l’accès et si le badge de remplacement a été rendu ?
Consultez le guide de remise et d’enregistrement des badges visiteurs.
Découvrez les badges visiteurs E-Ink réutilisables de MyDesk.
Lisez aussi les conseils sur l’enregistrement des départs et le suivi de la liste des visiteurs.