Begynn med å finne riktig kort
Be gjesten eller verten gi resepsjonen beskjed så snart kortet mangler. Finn besøksregistreringen, og kontroller hvilken kort-ID som ble utlevert. Noter når tapet ble oppdaget og hvem som følger opp, etter deres lokale rutine.
Et navn på en E-Ink-skjerm og en adgangs-ID er forskjellige opplysninger. Hvis kortnummeret er uklart, må den ansvarlige undersøke utleveringen. Ikke gjett på et annet korts ID.
Avklar om kortet også gir adgang
Et gjestekort kan være et synlig navneskilt, et adgangskort eller begge deler. Teksten på skjermen forteller ikke i seg selv hvilke dører kortet kan åpne. MyDesks gjestekort og adgangssystemet deres må derfor håndteres ut fra det faktiske oppsettet.
Kan kortet gi adgang, må resepsjonen straks kontakte den adgangsansvarlige etter virksomhetens rutine. Be om bekreftelse på at riktig kort er håndtert i adgangssystemet. Ikke anta at utsjekking, endring av skjermteksten eller et nytt gjestekort automatisk sperrer det gamle.
Hold besøk, kort og adgang adskilt
- Besøksstatus beskriver registrert ankomst og avreise.
- Kortregistreringen viser hvilket kort som er utlevert eller returnert.
- Adgangsrettighetene avgjør hva kortet kan brukes til i adgangssystemet.
En gjest som fortsatt er på besøk, skal ikke sjekkes ut bare for å markere et mistet kort. Har gjesten gått, registreres avreisen etter avtalt rutine, mens det manglende kortet følges opp separat. Ikke marker kortet som returnert før det faktisk er levert tilbake.
Utlever et erstatningskort etter kontroll
Avklar med verten om besøket fortsetter og hvilket kort gjesten trenger. Kontroller det nye fysiske kortet og ID-en, registrer utleveringen og forklar hvor det skal leveres tilbake. Eventuell adgang må godkjennes og kontrolleres separat.
MyDesks veiledning for kortadministrasjon beskriver registrering av kort-ID, utlevering, returfrist og tilbakelevering. Bruk den sammen med den lokale instruksen; den erstatter ikke adgangssystemets rutine for et bortkommet kort.
Avtal hva som skjer hvis kortet dukker opp
Et funnet kort leveres til resepsjonen eller den kortansvarlige. Ikke legg det rett tilbake blant de ledige kortene. Kontroller først tidligere tilknytning, skjermtekst og eventuelle adgangsrettigheter før den ansvarlige frigir det til gjenbruk.
Skriv en kort rutine med kontaktperson, sted for registrering og overlevering ved vaktskifte. Prøv den med et testkort: kan neste kollega se hvilket kort som mangler, hvem som håndterer adgang og om erstatningskortet er levert tilbake?
Se veiledningen for utlevering og registrering av gjestekort.