Begin met het vaststellen van de juiste pas
Vraag de bezoeker of gastheer de receptie te waarschuwen zodra de pas ontbreekt. Zoek de bezoekregistratie en controleer welk pas-ID is uitgegeven. Noteer volgens jullie interne procedure wanneer het verlies is ontdekt en wie de opvolging verzorgt.
Een naam op een E-Ink-scherm en een toegangs-ID zijn verschillende gegevens. Is het pasnummer onduidelijk, dan moet de verantwoordelijke de uitgifte onderzoeken. Gok niet op het ID van een andere pas.
Ga na of de pas ook toegang geeft
Een bezoekerspas kan een zichtbaar naambordje, een toegangspas of allebei zijn. De schermtekst vertelt op zichzelf niet welke deuren de pas kan openen. MyDesk-bezoekerspassen en jullie toegangscontrolesysteem moeten daarom volgens de werkelijke inrichting worden beheerd.
Kan de pas toegang geven, dan moet de receptie direct de verantwoordelijke voor toegangsbeheer benaderen volgens de bedrijfsprocedure. Vraag om bevestiging dat de juiste pas in het toegangscontrolesysteem is afgehandeld. Ga er niet van uit dat uitchecken, een gewijzigde schermtekst of een nieuwe pas de oude automatisch blokkeert.
Houd bezoek, pas en toegang gescheiden
- De bezoekstatus beschrijft de geregistreerde aankomst en het vertrek.
- De pasregistratie laat zien welke pas is uitgegeven of ingeleverd.
- De toegangsrechten bepalen waarvoor de pas in het toegangscontrolesysteem kan worden gebruikt.
Check een bezoeker die nog aanwezig is niet uit alleen om een vermiste pas aan te geven. Is de bezoeker vertrokken, registreer dan het vertrek volgens de afgesproken werkwijze en volg de vermiste pas apart op. Markeer de pas alleen als ingeleverd wanneer deze daadwerkelijk is teruggegeven.
Geef na controle een vervangende pas uit
Stem met de gastheer af of het bezoek doorgaat en welke pas nodig is. Controleer de nieuwe fysieke pas en het ID, registreer de uitgifte en leg uit waar de pas moet worden ingeleverd. Eventuele toegangsrechten moeten apart worden goedgekeurd en gecontroleerd.
De MyDesk-handleiding voor pasbeheer beschrijft registratie van het pas-ID, uitgifte, inlevertermijn en inlevering. Gebruik deze samen met jullie interne instructie; de handleiding vervangt niet de procedure van het toegangscontrolesysteem voor een verloren pas.
Spreek af wat er gebeurt als de pas wordt gevonden
Een gevonden pas wordt bij de receptie of de pasbeheerder ingeleverd. Leg deze niet meteen terug bij de beschikbare passen. Controleer eerst de eerdere koppeling, de schermtekst en eventuele toegangsrechten voordat de verantwoordelijke de pas voor hergebruik vrijgeeft.
Beschrijf kort de contactpersoon, waar de melding wordt vastgelegd en de overdracht bij een dienstwissel. Probeer dit met een testpas: kan de volgende collega zien welke pas ontbreekt, wie de toegang afhandelt en of de vervangende pas is ingeleverd?
Bekijk de handleiding voor uitgifte en registratie van bezoekerspassen.
Lees over de herbruikbare E-Ink-bezoekerspassen van MyDesk.
Lees ook over uitchecken en het bijhouden van de bezoekerslijst.