Køberguide opdateret 26. oktober 2026
Denne vejledning er skrevet af MyDesk og supplerer artiklens oprindelige indhold. Produktmulighederne bygger på de aktuelle løsningssider, prisoversigten og de kundecases, der er linket nedenfor. Jeres konkrete moduler og opsætning aftales i tilbuddet.
MyDesk til mødeforplejning og catering management
MyDesk knytter bestilling af mad og drikke til mødeplanlægningen og giver køkkenet et fælles ordreoverblik. Bestilling kan ske fra Outlook, Teams, mobil og web. Kantineadministration giver overblik over bestillinger og leverancer. Menuer, frister, lokationer, buffertid og beskeder sættes op til den konkrete kantine. Kantinepersonalets mobilapp og økonomiintegration er ekstra moduler.
Vurder både bestillerens og køkkenets arbejdsgang
Lad en medarbejder bestille til et møde, ret deltagerantallet, flyt mødet og aflys det. Kontrollér derefter, hvad køkkenet ser, hvilke beskeder der sendes, og hvordan bestillingen afsluttes. Dansk Fjernvarme bruger MyDesk til mødelokaler og forplejning med køkkenets fælles oversigt. KMC har samlet mødelokaler, mødeforplejning og Planner. Afklar frokosttilmelding og betaling særskilt, hvis I også vil håndtere den daglige frokostordning.
Bestil efter mødet
Vælg mad og drikke efter varighed, tidspunkt og deltagere. Angiv antal interne og eksterne gæster, kostcenter og relevante hensyn. Aftal særlige kostbehov med kantinen, og undgå at antage, at alle produkter er tilgængelige på alle tidspunkter.
Giv køkkenet en leveringsplan
Vælg lokale, levering eller afhentning og tidspunkt. Skal kaffe, frokost og eftermiddagsservering komme hver for sig, så angiv de aftalte delleveringer. Et menukort med tydelige kategorier og frister hjælper bestilleren med at vælge det, køkkenet kan levere.
Gem og kontrollér ordren
MyDesk kan knytte forplejning til møder eller oprette en selvstændig ordre. Ved et nyt Outlook-møde skal invitationen også sendes. En eksisterende ordre kan være fælles med kolleger; aftal ændringer, før du retter produkter eller kommentarer.
Håndtér ændringer helt igennem
Når mødet flyttes, skal produkter og levering passe til den nye dato. En ordre uden møde skal annulleres særskilt. Kantinen kan bruge ordrestatus og leveringsoversigt til at planlægge klargøring, og aftalte godkendelsesregler kan håndtere store eller sene bestillinger.
Lær af bestillingerne
Se produktfordeling, mængder og omkostninger over en relevant periode. Brug det som grundlag for sortiment og indkøb sammen med erfaringerne fra køkkenet. Økonomiintegration og specialrapporter kræver en konkret aftale.
Suppleret 9. november 2026
Guiden beskriver MyDesks arbejdsgange, dokumenterede fordele og kundernes anvendelse. Artiklen er udarbejdet af MyDesk.
Når mødet ændres: følg bestillingen helt ud i køkkenet
MyDesk giver kantinen overblik over bestillinger, levering og status. Automatiske beskeder kan sættes op ved nye ordrer, ændringer og aflysninger. Aftal frister og ansvar for hver ændring, og gennemgå det gemte ordregrundlag. En ændret kalenderinvitation er ikke alene en bekræftelse på, at køkkenet har modtaget den ønskede ændring.
| Situation | Bestillerens kontrol | Køkkenets kontrol |
|---|---|---|
| Nyt deltagerantal | Kontrollér antal og de bestilte varer. Et ændret deltagerantal er ikke altid det samme som et ændret antal af alle produkter. | Gennemgå de gemte vareantal og eventuelle bemærkninger før produktion. |
| Nyt tidspunkt eller lokale | Kontrollér bestillingens leveringstid og leveringssted, også hvis selve mødet er flyttet. | Kontrollér, at ordren ligger på den rigtige dag og har den aftalte leveringstid og destination. |
| Mødet aflyses | Kontrollér forplejningens status og gældende afbestillingsfrist. Afklar med kantinen, hvad der gælder, hvis produktionen er begyndt. | Gennemgå aflysningen, beskeden og eventuel igangsat produktion efter de aftalte regler. |
| Fristen er overskredet | En låst eller tom menu kan skyldes kantinens frister. Brug den aftalte kontaktvej ved en sen ændring. | Bekræft, om ændringen kan leveres, og hvordan den registreres og afregnes. |
| Forplejning til en mødeserie | Vælg den konkrete forekomst i Planner, og kontrollér produkter, antal og besked, før ændringen gemmes. | Kontrollér den berørte dags ordre; afklar ændringer til andre forekomster særskilt. |
Den eksisterende guide til opdatering af forplejning i Planner beskriver valg af forekomst, deltagerantal, produkter og gemning. Se også bestilling fra Outlook og tjeklisten til mødeforplejning. Guider kan vise en tidligere brugerflade; frister og rettigheder aftales i jeres opsætning.
Vil I sammenligne løsninger til mødeforplejning?
Se den særskilte leverandørsammenligning med dokumentationsgrundlag og spørgsmål til en demo.
Kundecases og samlet pris
Dansk Fjernvarme bruger MyDesk til mødelokaler og forplejning med køkkenets fælles oversigt. KMC har samlet mødelokaler, forplejning og Planner. Brug eksemplerne til at beskrive jeres eget forløb fra bestilling til levering.
MyDesk mødeforplejning omfatter kantineadministration. Hold software, mødelokalebooking, eventuelle ekstra moduler og selve maden adskilt i budgettet. Se aktuelle priser og beregner, og få opsætning, betalingsperiode, moms og aftalevilkår med i tilbuddet.