Du kommer på kontoret for at sparre om en opgave. Din nærmeste kollega arbejder hjemme, og projektgruppen møder ind næste dag. Alle har fulgt deres egne planer, men I får ikke den fælles tid, som var formålet med turen.
En ugeplan kan gøre det lettere at mødes. Den behøver ikke være omfattende, men den skal vise, hvorfor I møder ind, hvem der deltager, og hvad der sker, når planen ændrer sig.
1. Vælg opgaverne, før I vælger dagene
Se på den kommende uges arbejde. Hvilke opgaver vil I løse sammen i et lokale? Det kan være en projektopstart, oplæring af en ny kollega eller gennemgang af et udkast. Lad de konkrete opgaver styre, hvem der har brug for at være til stede.
Nogle teams har glæde af en fast fælles dag. Andre samler sig omkring bestemte projekter. Vælg en rytme, I kan bruge, og afklar også behov for koncentration, arbejdstider og individuelle hensyn.
2. Aftal en frist og ét sted til planen
Beslut, hvornår næste uge skal være aftalt. Det kan for eksempel være torsdag eftermiddag. Skriv planen i den fælles kalender eller kanal, I allerede bruger, og udpeg en person, der følger op på uafklarede aftaler.
Skeln mellem en foreløbig plan og en aftalt kontordag. Ellers kan kolleger booke plads eller planlægge transport på et forkert grundlag.
3. Find pladser, der passer til arbejdet
Tjek kapaciteten, inden hele teamet vælger samme dag. Har I brug for nabopladser, et mødelokale eller et område med ro? En ledig stol er ikke altid en egnet arbejdsplads til den konkrete opgave.
Med MyDesk skrivebordsbooking kan medarbejdere se ledige pladser på plantegninger og booke tæt på kolleger. Brug bookingen til at gennemføre teamets aftale, og følg de regler, der gælder for jeres områder og pladser.
4. Giv plads til ændringer og deltagere hjemmefra
Aftal, hvordan man giver besked om en ændret kontordag. Frigiv en reserveret plads, hvis den ikke længere skal bruges. Hvis en nøgleperson melder afbud, så tag stilling til, om den fælles aktivitet stadig giver mening.
Skal nogen deltage hjemmefra, bør invitationen indeholde et videolink og en tydelig dagsorden. Del materialet på forhånd, og sørg for, at deltagere på skærmen også kan komme til orde.
Et eksempel på en enkel ugeplan
Et projektteam vælger tirsdag til gennemgang af en prototype. Senest torsdag i ugen før bekræfter deltagerne deres fremmøde. Teamet booker egnede pladser og et lokale til gennemgangen. Ændringer meldes i projektets kanal, og materialet deles med den kollega, der deltager hjemmefra.
Eksemplet er en mulig rutine, som I kan tilpasse til jeres arbejdsuge. Det afgørende er, at planen hjælper jer med at løse opgaven sammen.
Følg op efter de første uger
Spørg teamet, om de fælles dage faktisk gav den ønskede tid sammen. Var de rigtige personer til stede? Var pladserne egnede? Var det nemt at ændre planen? Justér rytmen ud fra svarene.
Se også vores overblik over hybridarbejde for de bredere aftaler om kontor og hjemmearbejde. En god ugeplan gør disse aftaler konkrete i hverdagen.