I en tid, hvor kontorlandskabet konstant ændrer sig, er det vigtigt for virksomheder at tilpasse sig og optimere deres arbejdspladser. MyDesk er et værktøj, der kan hjælpe virksomheder med at opnå dette gennem data-drevet kontoroptimering. I denne artikel vil vi dykke ned i, hvordan MyDesk kan give indsigt i brugen af jeres kontor, optimere mødelokaler, levere live data via dashboards med heatmaps og tilbyde skræddersyet rapportering i PowerBI.
Få indsigt i brugen af jeres kontor
For at kunne optimere et kontorlandskab effektivt, er det først nødvendigt at forstå, hvordan det aktuelt bliver brugt. MyDesk tilbyder avancerede analyseværktøjer, der kan spore og analysere medarbejdernes brug af kontorfaciliteterne. Dette inkluderer hvilke områder der er mest populære, tidspunkter med højeste og laveste aktivitet, og hvordan forskellige teams interagerer med rummet.
Ved at indsamle data over tid, kan MyDesk hjælpe med at identificere tendenser og mønstre i brugen af kontoret. For eksempel kan man opdage, at visse arbejdsstationer konsekvent står tomme, eller at der er en mangel på stille arbejdsområder. Denne indsigt er afgørende for at kunne træffe informerede beslutninger om, hvordan man bedst indretter og administrerer kontorpladsen.
Desuden kan MyDesk’s data hjælpe med at forudsige fremtidige behov. I takt med at virksomheden vokser eller ændrer sig, kan man bruge historiske data til at planlægge for udvidelser eller omstruktureringer af kontoret. Dette sikrer, at kontoret altid er tilpasset medarbejdernes behov og bidrager til en højere produktivitet.
Endelig kan indsigt i brugen af kontoret også understøtte virksomhedens bæredygtighedsinitiativer. Ved at identificere og reducere spild af ressourcer, som for eksempel unødvendig belysning eller opvarmning af sjældent brugte områder, kan virksomhederne mindske deres miljømæssige fodaftryk.
Optimer brugen af jeres mødelokaler
Mødelokaler er ofte en knap ressource i mange virksomheder, og ineffektiv brug kan føre til tabt produktivitet og frustration blandt medarbejdere. MyDesk giver mulighed for at analysere, hvordan mødelokalerne bliver brugt, og identificere eventuelle flaskehalse eller ineffektiviteter.
For eksempel kan data fra MyDesk afsløre, at visse mødelokaler konstant er overbookede, mens andre sjældent bliver brugt. Dette kan indikere et behov for at omfordele ressourcerne eller ændre bookingpolitikkerne. Ved at forstå mønstrene i brugen af mødelokalerne kan virksomhederne sikre, at de bliver udnyttet optimalt.
MyDesk kan også hjælpe med at identificere møder, der bliver aflyst i sidste øjeblik, eller som ikke bliver afholdt, selvom lokalet er reserveret. Dette åbner op for muligheden for at implementere systemer, der frigør ubrugte lokaler, så de kan bookes af andre.
Desuden kan integrationen af MyDesk med virksomhedens kalendersystemer gøre det nemmere for medarbejderne at finde og booke ledige mødelokaler. Dette kan reducere den tid, de bruger på at lede efter et sted at holde deres møder, og dermed øge deres effektivitet.
Endelig kan MyDesk’s data bruges til at tilpasse mødelokalernes størrelse og udstyr til de faktiske behov. Hvis data viser, at de fleste møder kun har få deltagere, kan det være en fordel at skabe flere små møderum frem for få store.
Live data via dashboardet med heatmaps over brugen
En af de mest kraftfulde funktioner i MyDesk er dens evne til at levere live data via et intuitivt dashboard. Dette dashboard kan inkludere heatmaps, der viser realtidsbrugen af kontoret. Heatmaps er visuelle repræsentationer, hvor farver indikerer intensiteten af aktivitet i forskellige områder af kontoret.
Med live data kan ledere og facilitetsstyrere hurtigt få et overblik over, hvordan kontorpladsen bliver brugt. Dette kan være særligt nyttigt i travle perioder, hvor der er behov for at reagere hurtigt på ændringer i brugen af kontoret. For eksempel, hvis et bestemt område konsekvent viser høj aktivitet, kan det være et tegn på, at der er behov for flere ressourcer eller plads i dette område.
Heatmaps kan også hjælpe med at identificere områder, der er underudnyttede. Dette kan være et signal om, at disse områder skal redesignes eller omdannes til noget, der bedre matcher medarbejdernes behov. Ved at reagere på live data kan virksomhederne sikre, at deres kontorplads altid er optimeret for maksimal effektivitet.
Desuden kan live data fra MyDesk hjælpe med at forbedre medarbejdernes oplevelse på kontoret. Ved at forstå, hvor og hvornår medarbejderne foretrækker at arbejde, kan virksomhederne skabe et mere fleksibelt og medarbejdervenligt miljø.
Endelig kan live data bruges til at understøtte sikkerhedsforanstaltninger, især i forbindelse med sundhedskriser som COVID-19. Heatmaps kan vise, hvor der er behov for ekstra rengøring eller hvor social distancering skal håndhæves mere strengt.
Skræddersyet rapportering i PowerBI
For at få det fulde udbytte af de data, MyDesk indsamler, er det vigtigt at kunne præsentere og analysere dem på en måde, der er meningsfuld for virksomheden. MyDesk’s integration med PowerBI giver mulighed for at skabe skræddersyede rapporter, der kan hjælpe med at træffe datadrevne beslutninger.
PowerBI er et kraftfuldt værktøj til business intelligence, der gør det muligt at visualisere komplekse datasæt på en letforståelig måde. Ved at bruge PowerBI kan virksomhederne skabe detaljerede rapporter og dashboards, der viser nøjagtigt de informationer, de har brug for.
For eksempel kan en rapport i PowerBI vise, hvordan brugen af kontoret varierer over tid, hvilket kan hjælpe med at planlægge for fremtidige behov. Rapporter kan også bruges til at spore effekten af ændringer i kontorindretningen eller politikkerne.
Desuden giver PowerBI mulighed for at dykke ned i dataene og udføre dybdegående analyser. Dette kan inkludere alt fra at identificere de mest produktive teams til at forstå, hvordan forskellige faktorer som vejret eller tidspunktet på dagen påvirker brugen af kontoret.
Endelig kan skræddersyede rapporter i PowerBI deles med interessenter på alle niveauer i virksomheden. Dette sikrer, at alle har adgang til de samme informationer og kan arbejde sammen om at optimere kontorpladsen.
Konklusion
Data-drevet kontoroptimering er ikke længere en luksus, men en nødvendighed for moderne virksomheder. MyDesk tilbyder de værktøjer, der er nødvendige for at forstå og forbedre brugen af kontorpladsen. Ved at udnytte indsigt i brugen af kontoret, optimere mødelokaler, analysere live data via heatmaps og skabe skræddersyede rapporter i PowerBI, kan virksomheder skabe et mere effektivt, produktivt og behageligt arbejdsmiljø for deres medarbejdere. Data er nøglen til fremtidens kontorlandskab, og MyDesk er den ideelle partner til at låse op for denne værdi.
